Секретарское дело журнал. Журналу ''Секретарское дело'' - пять лет

(электронный журнал №9, 2011 , Беларусь)

В помощь секретарю, офис-менеджеру, администратору, работнику канцелярии

Наше издание в первую очередь предназначено для секретарей, офис-менеджеров, администраторов, помощников руководителя, работников канцелярии. Но мы уверены: что-то интересное для себя в нем найдет любой офисный работник.

В каждом номере журнала мы рассказываем о нюансах ведения делопроизводства, организации документооборота, а также создании, регистрации, поиске и хранении документов, контроле за их исполнением. Мы стараемся осветить любые изменения, касающиеся требований оформления деловых бумаг.

На наших страницах компетентные авторы знакомят читателей с тонкостями организации и ведения архива, применения компьютерной и оргтехники, а также автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ). В журнале вы найдете консультации психологов, рекомендации по обустройству офиса, стилю и деловому этикету.

Наверняка вами будет оценен прикладной характер материалов по проведению совещаний, презентаций, деловых переговоров и корпоративных мероприятий, по оптимизации работы офиса, повышению личной эффективности и управлению временем.

В рубрике «Секретарь Плюс» мы стараемся освещать некоторые вопросы, касающиеся деятельности кадровых работников, юрисконсультов, бухгалтеров. Все это может пригодиться «правой руке» руководителя, ведь зачастую секретарю приходится совмещать обязанности.

Кроме того, в журнале вы найдете информацию по:

Ведению деловой переписки

Составлению номенклатуры дел

Сдаче документов в архив

Организации встречи клиентов и партнеров в офисе

Предупреждению конфликтных ситуаций

Повышению личной эффективности

И многим-многим другим темам.

А.Е. Рыбаков, директор БелНИИДАД;

А.Н. Сукач, заведущий отделом документоведения БелНИИДАД;

Н.А. Капмоле - старший научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД;

Н.Н. Новик, научный сотрудник отдела документоведения БелНИИДАД.

Г.А. Кудрякова, главный специалист общего отдела ГУ «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь;

Т.В. Рахубо, юрист;

Я.В. Монич, практикующий психолог.

Периодичность выхода - 1 раз в месяц. Объем журнала - 84 стр.

В номере:

5 Новостной обзор

ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ

8 Ольга МОИСЕЕНКО

Организация работы с письменными обращениями граждан

В данном материале предлагаем вам ознакомиться с некоторыми аспектами организации ведения делопроизводства по обращениям граждан, работа с которыми строго регламентирована законодательством Республики Беларусь.

11 Наталья НОВИК

Составляем и оформляем аттестационную характеристику

Характеристика работника - это официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств. Но поскольку на сегодняшний день унифицированная форма характеристики не предусмотрена, при ее оформлении следует руководствоваться основными нормами и требованиями некоторых нормативных правовых актов.

19 Денис ЛАЕВСКИЙ

Оформление реквизитов, придающих юридическую силу документам

Реквизиты предназначаются для закрепления в юридически значимой форме и доведения до адресатов документов, иных должностных и физических лиц предписаний о совершении управленческих действий, подтверждения факта, имеющего юридическое значение, удостоверения происхождения документа. Поговорим об этом подробнее.

Школа секретаря

24 Галина ПЕШКОВА

Урок восьмой

Характеристика распорядительной документации

В обязанности секретаря зачастую входит не только напечатать распорядительный документ, но также подготовить его проект. Сегодня мы рассмотрим несколько вопросов, которые помогут вам быстро и четко выполнить поручение руководителя.

ИДЕАЛЬНЫЙ СЕКРЕТАРЬ

32 Влада СОБОЛЕВА

Однажды в офисе…

36 Марина ГЛАДКАЯ

Маленькие хитрости идеальных отношений с шефом

Ступеньки твоей карьеры

40 Лиа ЧКВИАНИ

Объявления о работе: читаем между строк

Как не попасться на удочку предприимчивых работодателей

44 Лиа ЧКВИАНИ

«Одежка», по которой встречают. Вредные советы

Как испортить резюме

47 Татьяна САМАТЫЯ

Собеседование как экзамен

Как произвести первое впечатление

50 Наталия ЛЕВИЦКАЯ

Секретарская профессия: взлетная полоса или карьерный тупик

Как достичь успеха на профессиональном поприще

53 Влада СОБОЛЕВА

Карьера на паузе

Как изменить себя, чтобы получать удовлетворение от работы

Разговор с психологом

56 Марина ГЛАДКАЯ

Как влиться в коллектив и стать «своим» на новом рабочем месте

60 Ядвига МОНИЧ

На заметку руководительницам

Пишем и говорим правильно

61 Ольга НАТАЛЕВИЧ

Числа в документах

Из записной книжки секретаря

63 Александра МАНЦЕВИЧ

О собственном месте (рабочем) замолвлю я слово…

ПЕРЕРЫВ НА ОБЕД

66 Денис КОВАЛЕВ

Первое свидание

68 Татьяна МАКСИМЧУК

Сколько живет косметика

70 Анастасия МИГНО

Цвета жизни

С КОМПЬЮТЕРОМ НА «ТЫ»

74 Екатерина САЗОНОВА

Поиск и хранение информации на ПК

76 Оксана ВАНЧУК

Электронные ридеры и «бумажная» технология E Ink: читать одно удовольствие

78 Ксения БЕЛОВА

Выбираем веб-камеру

СЕКРЕТАРЬ ПЛЮС

80 Александр ГАРБУЗ

Заполняем оборотную сторону листка нетрудоспособности

84 Татьяна РАХУБО

Вы спрашивали…

ДЕЛОВЫЕ БУМАГИ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

СОСТАВЛЯЕМ И ОФОРМЛЯЕМ

АТТЕСТАЦИОННУЮ ХАРАКТЕРИСТИКУ

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ,

ПРИДАЮЩИХ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ ДОКУМЕНТАМ

Школа секретаря

Урок восьмой

ХАРАКТЕРИСТИКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ИДЕАЛЬНЫЙ СЕКРЕТАРЬ

ОДНАЖДЫ В ОФИСЕ…

МАЛЕНЬКИЕ ХИТРОСТИ ИДЕАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ С ШЕФОМ

Ступеньки твоей карьеры

ОБЪЯВЛЕНИЯ О РАБОТЕ: ЧИТАЕМ МЕЖДУ СТРОК

«ОДЕЖКА», ПО КОТОРОЙ ВСТРЕЧАЮТ

Вредные советы

СОБЕСЕДОВАНИЕ КАК ЭКЗАМЕН

СЕКРЕТАРСКАЯ ПРОФЕССИЯ:

ВЗЛЕТНАЯ ПОЛОСА ИЛИ КАРЬЕРНЫЙ ТУПИК

КАРЬЕРА НА ПАУЗЕ

Разговор с психологом

КАК ВЛИТЬСЯ В КОЛЛЕКТИВ

И СТАТЬ «СВОИМ» НА НОВОМ РАБОЧЕМ МЕСТЕ

НА ЗАМЕТКУ РУКОВОДИТЕЛЬНИЦАМ

Пишем и говорим правильно

ЧИСЛА В ДОКУМЕНТАХ

Из записной книжки секретаря

О СОБСТВЕННОМ МЕСТЕ (РАБОЧЕМ) ЗАМОЛВЛЮ Я СЛОВО…

ПЕРЕРЫВ НА ОБЕД

ПЕРВОЕ СВИДАНИЕ

СКОЛЬКО ЖИВЕТ КОСМЕТИКА

ЦВЕТА ЖИЗНИ

С КОМПЬЮТЕРОМ НА «ТЫ»

ПОИСК И ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ НА ПК

ЭЛЕКТРОННЫЕ РИДЕРЫ И «БУМАЖНАЯ» ТЕХНОЛОГИЯ E INK:

ВЫБИРАЕМ ВЕБ-КАМЕРУ

СЕКРЕТАРЬ ПЛЮС

ЗАПОЛНЯЕМ ОБОРОТНУЮ СТОРОНУ

ЛИСТКА НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ

Вопрос читателя - ответ специалиста

ВЫ СПРАШИВАЛИ…

Журнал «Секретарское дело» как источник

профессиональной информации

Чтобы быть профессионалом в своей области деятельности, необходимо постоянно совершенствовать свои знания и умения. На сегодняшний день существует множество источников получения необходимой информации и каналов их передачи. Однако периодическое издание и, в частности, журнал как средство массовой коммуникации, по-прежнему занимает лидирующее положение. Это обусловлено рядом специфических его свойств, благодаря которым опубликованные в журнале материалы становятся для специалистов особо значимыми. Среди них актуальность и новизна тематики, оригинальность закрепленного в публикации знания, полнота приведенных сведений, а главное – оперативность распространения профессиональной информации, которые позволяют специалисту быть в курсе не только новейших научных достижений, но и опыта практической деятельности. Таким периодическим изданием для большинства специалистов страны, занятых информационно-документационным обеспечением сферы управления, стал журнал «Секретарское дело». 1 Его появление было вызвано насущной потребностью времени. В 90-е годы в связи с развитием рыночных отношений в экономике появилось большое количество коммерческих структур, руководители которых нуждались в высококвалифицированных секретарях-референтах. Секретарский корпус относится к той группе специалистов, которая осуществляет информационное и организационное обслуживание руководства любой организации или структурного подразделения. Направления деятельности секретаря многоаспектны, а требования к знаниям и умениям разных категорий секретарей определены квалификационными характеристиками. Одно из направлений работы секретаря – информационно-доку-ментационное обслуживание, связанное с подготовкой проектов документов по заданию руководителя, сбор информации и обработка материалов для его докладов и выступлений, печатание и оформление документов. Кроме того, секретарь выполняет все технологические процессы работы с документами от их получения до передачи на архивное хранение. Важнейшей обязанностью секретаря является бездокументное обслуживание, то есть помощь руководителю в организации рабочего дня и наиболее эффективном использовании его времени. Таким образом, круг обязанностей секретарей достаточно широк и требует высокого профессионализма. Чтобы качественно выполнять поставленные руководством задачи, секретарь должен иметь соответствующее образование и постоянно совершенствовать свои знания, умения и навыки. Именно эту миссию и выполняет журнал «Секретарское дело» с момента его издания. Он дает возможность своим подписчикам, среди которых секретари с высшим и средним специальным образованием, ориентироваться во всех достижениях избранной профессии. Подготовленный к 10-летию журнала указатель содержания позволяет подвести первые итоги, обобщить имеющийся материал и сформулировать перспективные направления развития этого издания. Определить роль и место журнала как источника профессиональной информации поможет многоаспектный анализ массива опубликованных статей. Публикации журнала будут рассмотрены по нескольким параметрам: количественные данные, авторский состав, тематическая и содержательная направленность статей, их видовое разнообразие. За десятилетие вышло из печати 68 номеров журнала, из которых 26 ежеквартальных и 42 ежемесячных выпуска. Общее количество разноплановых публикаций 382 авторов, составило за этот период 1190 названий. С самого начала журнал стал издаваться профессорско-препо-давательским составом Российского государственного гуманитарного университета. Ключевую роль взяла на себя кафедра документоведения Историко-архивного института РГГУ, возглавляемая профессором Татьяной Вячеславовной Кузнецовой. Эта кафедра имела многолетний опыт подготовки кадров в области делопроизводства, в том числе и секретарей с высшим образованием. В каждом номере печатались статьи преподавателей и аспирантов разных факультетов РГГУ. Статистический анализ публикаций свидетельствует о том, что в общем объеме опубликованных материалов преобладают статьи авторов именно этого учебного заведения. Лидерами публикаций стали Т.В. Кузнецова (60 статей), Е.М. Емышева (60), С.Л. Кузнецов (51), О.В. Мосягина (45), Г.Ю. Максимович (32), В.И. Берестова (28), Л.П. Афанасьева (26), Г.А. Серова (25), Г.А. Осичкина (23), Е.М. Бурова (21), Е.В. Алексеева (20), М.Н. Костомаров (20) и другие. Свыше десятка статей написано такими авторами, как М.И. Додонова (18), Е.А. Ефименко (18), Н.В. Шатина (17), Л.В. Санкина (15), А.И. Алексенцев (14), Л.А. Сысоева (13), Т.А. Быкова (12), Т.И. Владыкина (12), И.А. Коссов (11), Ю.М. Кукарина (11), Л.М. Вялова (10). Интеллектуальную поддержку журналу оказывали ученые ВНИИДАД и Государственного университета управления – О.И. Рысков (19), О.И. Митченко (10), А.Н. Сокова (5), А.В. Пшенко (16), Е.А. Степанов (14), В.Ф. Янковая (11) и др. В конце 90-х годов прошлого и в начале нового века к подготовке и выпуску документоведов и секретарей-референтов приступили многие высшие и средние специальные учебные заведения страны. В связи с этим авторский состав журнала значительно увеличился. Свои работы стали публиковать преподаватели, аспиранты и выпускники университетов, академий и институтов. Среди представителей региональных вузов наиболее активно проявили себя Л.Р. Фионова, В.Г. Пащенко, О.И. Семянкова и И.В. Усманова (Пенза), А.И. Исаченкова и Н.Н. Подоплелова (Пермь), Т.Н. Колокольцева и С.П. Кушнерук (Волгоград). География участников авторского коллектива журнала представлена не только разными вузами и организациями Москвы, но и другими городами Российской Федерации: Г.Г. Аралбаева, С.М. Дружинина (Оренбург), А.В. Ермолаева (Саратов), М.С. Слепнева и Ю.Н. Смирнов (Самара), Е.В. Карпычева, О.Г. Леонтьева, Е.А. Пигаркина (Тверь), Г.Ш. Мавлютова (Тюмень) и многими другими. Изучение авторов по выходным данным публикаций свидетельствует о том, что в их числе есть не только вузовские преподаватели, имеющие ученые степени и звания. Редколлегия журнала активно привлекала к сотрудничеству ведущих ученых академических и научно-исследовательских институтов, представителей органов государственной власти и управления, руководителей и ведущих специалистов корпораций, компаний, фирм и многих других организаций. Это позволило удачно раскрывать в журнале теоретические аспекты управления как особой сферы деятельности и опыт их практического воплощения. Издательство и редколлегия журнала, определив тематическую направленность своего периодического издания, расширила границы понятия «секретарь». Под этим словом понималось должностное лицо, отвечающее за организацию работы определенного коллектива или организационной структуры. Многогранность данного понятия обусловлена и тем, что существуют почетные должности ученых секретарей вузов и отделений Академии наук, генеральных секретарей партий, Организации Объединенных Наций и др. Многоаспектность секретарской деятельности учитывалась при формировании общего содержания журнала. Тематика журнала, формирование его рубрик определялись прежде всего теми требованиями, которые предъявляются к секретарю как к специалисту. Начиная с четвертого номера за 1999 год в оглавлении журнала появляются такие рубрики, как «Профессия – секретарь», «Организация работы секретаря», «Работа с документами», «Компьютерные технологии», «Защита информации», «Этикет», «Психология общения», «Обучение», «Архивное дело», «Госорганы», «Из истории». С конца 2001 года вводится рубрика «У нас в гостях журнал «Управление персоналом», «Трудовое право». Поскольку с 2003 года журнал становится ежемесячным изданием, увеличивается количество публикуемых статей, а в связи с этим появляются и новые разделы. Если раньше годовой объем опубликованных статей варьировал от 80 до 92, то с 2003 года он стал составлять 210-220 названий. Увеличение периодичности журнала повлияло не только на количество, но и на тематику издания, ее актуальность. Появляются новые и оригинальные рубрики: «Нормативно-правовая база», «Новое в законодательстве», «История профессии», «Секретарские судьбы», «Документирование», «Работа секретаря», «Интернет для секретаря» и другие. Материалы, представленные в перечисленных рубриках, помогают секретарям осмыслить все грани своей профессии, сформировать профессиональное мышление и сознание с тем, чтобы соответствовать статусу современного специалиста в этой области. Статьи, опубликованные в рубриках «История профессии» и «Секретарские судьбы», позволили раскрыть основные этапы в развитии этой профессии, представить облик людей и направления их работы в разные исторические эпохи и на разных должностях. Большой интерес всегда вызывали публикации Т.И. Порецкой, которая предоставляла читателям журнала бесценную информацию о людях, волей судьбы ставших секретарями российских императоров, государственных деятелей, ученых, писателей и других знаменитостей. Это поистине исследовательский труд, позволивший по крупицам собрать фактический материал, обобщить его и воссоздать портреты выдающихся секретарей. Статьи Т.И. Порецкой во многом способствовали формированию имиджа секретарской профессии и являлись своеобразным мостиком, перекинутым из прошлого в настоящее. Организаторы журнала стремились к тому, чтобы не только показать специфику профессии секретаря, но и раскрыть все направления его работы на разных участках деятельности. Руководствуясь квалификационной характеристикой секретаря, в которой обозначены требования к его знаниям, умениям и навыкам, редколлегия вводит специальные рубрики «Нормативно-правовые акты» и «Новое в законодательстве». Статьи главного редактора Т.В. Кузнецовой, публиковавшиеся в этих рубриках, позволяли секретарям и всем подписчикам журнала получать оперативную информацию о системе законодательства, имеющую отношение к документационному обеспечению управленческой деятельности, а также узнавать обо всех изменениях в ее нормативно-методическом регулировании. Работа с документами занимает основную часть рабочего времени секретаря, поэтому в журнале много внимания уделялось вопросам документирования и работы с документами. С этой целью были введены и аналогичные рубрики («Документирование», «Составление документов», «Работа с документами»). Авторы статей знакомили пользователей журнала с теоретическими основами функционирования управленческого документа, т.е. с его функциями, свойствами, способами и средствами документирования, реквизитами и правилами их оформления. Подробно рассматривались системы документации, имеющиеся в организациях, причем не только унифицированная система ОРД, но и специфические группы документов. Ряд авторов, специализирующихся по вопросам документной лингвистики (Е.Н. Басовская, Е.В. Белокурова, Г.В. Леонова, О.И. Семянкова, В.Ф. Янковая и др.), помогали разбираться в лингвистических тонкостях и нюансах написания текстов разных документов. Благодаря такой информации секретари получали возможность ориентироваться в видовой структуре документации, больше узнать об особенностях работы с ней. На протяжении всех лет в журнале публиковались материалы по организации и технологии работы с документами как в традиционном, так и в автоматизированном режимах. Детально раскрывались вопросы приема и первичной обработки документов, регистрации, контроля, процедуры их подготовки к сдаче на архивное хранение. Немало статей посвящено организации текущего хранения документов в учреждениях, методике подготовки номенклатуры дел и формирования дел. Все эти темы имели важное значение в совершенствовании профессиональной деятельности секретарей. Следует отметить, что авторы отдельных статей (Л.М. Вялова, А.Ю. Конькова, А.Л. Райхцаум, Т.В. Виноградова) предоставляли материалы сравнительного характера, позволяющие получить представление об отечественных традициях организации делопроизводства в дореволюционный и советский периоды. Так складывалась картина состояния документационного обеспечения деятельности учреждений в разные периоды отечественной истории. Тесно связана с делопроизводством архивная деятельность. Уже с первых номеров журнала ведущие специалисты кафедры архивоведения и археографии Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина знакомили читателей с архивоведческими аспектами делопроизводства. Им удалось раскрыть все стороны этой области деятельности, включая формирование архивного фонда, его использование, а также информатизацию архивной отрасли. Современная деятельность секретаря немыслима без использования компьютерных технологий. В последнее десятилетие быстрыми темпами происходит обновление компьютерной техники, постоянно расширяются возможности применения автоматизированных технологий в делопроизводство организаций. Этой актуальной теме в журнале уделялось внимание с первых номеров. Библиографические записи, помещенные в 6 разделе указателя «Компьютерные технологии в ДОУ», наглядно свидетельствуют о том, как динамично менялась направленность статей. Секретарей знакомили не только с возможностями программного обеспечения ПЭВМ и использования компьютера в своей работе, но и обучали решать задачи по выбору и внедрению корпоративных систем автоматизации работы с документами. Своими профессиональными знаниями и умениями щедро делились такие специалисты, как С.Л. Кузнецов, Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова, Г.А. Серова, Л.А. Сысоева и многие другие. Доступно и наглядно они помогали всей читательской аудитории журнала освоить возможности компьютера при составлении и оформлении документов, показать преимущества электронного документооборота и современных информационных технологий хранения, поиска и передачи информации, включая Интернет-технологии. Особый интерес вызывала рубрика «Защита информации». Компетентные в этих вопросах заведующий кафедрой методологии защиты информации РГГУ профессор А.А. Алексенцев и доцент Государственного университета управления Е.А. Степанов в своих публикациях раскрыли весь спектр вопросов, связанных с видами тайн и конфиденциальной информации, спецификой работы с документами ограниченного доступа. Авторы изложили теоретические, практические и методические аспекты обеспечения безопасности информационных ресурсов различных организационных структур, направления и методы работы с персоналом, обладающим конфиденциальной информацией, возможности и особенности различных технологических систем и способов обработки и хранения конфиденциальных документов. Организационная деятельность секретаря предполагает не только ведение телефонных переговоров, но и прием посетителей, оказание помощи руководителю в организации совещаний, переговоров, командировок, встреч с зарубежными партнерами и т.д. Данное направление работы должно базироваться на знании основ психологии общения с людьми и делового этикета. Редколлегия журнала вводит эти две рубрики, и они делают издание еще более привлекательным и разносторонним. Авторы рубрики «Психология общения» Е.Н. Кирьянова, Н.А. Литвинцева, Н.Ф. Лукьянова, М.И. Станкин и другие раскрывают психологические типы людей, причины возникновения конфликтов, модели поведения и правила общения в конфликтных ситуациях. Секретарям предлагаются тесты на психологическую проницательность, стрессоустойчивость, способы снятия стресса, даются советы по общению с людьми разных темпераментов. Публикации психологов и других специалистов содержат ценную информацию и позволяют повысить роль секретаря в сохранении нормальных условий для работы руководителя. Видоизменялась из года в год и рубрика «Деловой этикет». Если в первые годы издания журнала в этом разделе печатались статьи, раскрывающие принципы этикета, взаимоотношения руководителя и секретаря, особенности телефонного этикета, то впоследствии, наряду с отечественными традициями делового этикета, публикуется немало материалов об общении с зарубежными партнерами. Заслуженный работник культуры РФ А.С. Логинова, преподаватели кафедры документоведения РГГУ Е.М. Емышева и О.В. Мосягина, доцент МГОУ Р.Н. Мосеев и другие авторы в своих публикациях раскрывают традиции и особенности российского делового общения, национальные характер и деловую культуру общения представителей зарубежных стран. Обзор тематических рубрик показывает, что на страницах журнала с разной степенью полноты рассматривались практически все содержательные блоки, составляющие компетенцию современного секретаря. Материалы данного указателя дают в этом плане достаточно полную картину. Для секретарей публиковались статьи, посвященные вопросам информационного и технического обеспечения управления, архивоведческим аспектам в делопроизводстве. Их знакомили с направлениями деятельности государственных органов власти и управления, опытом работы с документами в конкретных организациях. Большой заслугой редколлегии стала публикация материалов в рубрике «Зарубежный опыт». Только в журнале «Секретарское дело» специалисты в области ДОУ могли ознакомиться со статьями, в которых освещались вопросы правового регулирования процессов документирования и организации работы с документами в разных зарубежных странах. Благодаря диссертационным исследованиям молодых ученых Ю.М. Кукариной, Л.Н. Варламовой, Л.М. Морозовской, О.И. Рыскова на страницах журнала появлялись интересные работы, посвященные электронному документу и электронному документообороту, направлениям деятельности национальных организаций по созданию системы управления документацией в странах Европы и Азии, США, Канады и Австралии. Статьи специалистов ВНИИДАД О.И. Рыскова и О.Ю. Митченко позволили читателям ознакомиться со стандартами ИСО серии 9000 в сфере информации и документации, с требованиями международной организации к составу документации и документированию процессов системы менеджмента качества. Организаторы журнала «Секретарское дело» сделали постоянным участие и других журналов в работе своего периодического издания. Так появились рубрики, в которых печатались материалы гостей журналов «Трудовое право», «Управление персоналом», «Жилищное право», «Уголовное право». Разнообразие журнальных жанров, а это статьи, интервью, комментарии специалистов, позволяет наряду с другими использовать и диалоговую форму общения. На страницах журнала выступают ведущие ученые и практики в области юриспруденции, которые формируют правовую культуру секретарей, помогая им лучше освоить нормы законодательства по вопросам, наиболее часто возникающим в их профессиональной деятельности. Статистический анализ показал, что в журнале опубликовано 44 интервью деятелей разного уровня – от губернаторов и политических лидеров партий до руководителей крупнейших отечественных и зарубежных компаний и секретарей руководителей небольших фирм. Гости журнала «Секретарское дело» и «Управление персоналом» размышляли о проблемах политики и экономики, акцентируя внимание на вопросах менеджмента, бизнеса, управления кадровыми ресурсами, профессионального образования современных специалистов. Мнения авторитетных людей разных сфер деятельности позволяют секретарям расширить свои знания и представления по целому комплексу вопросов социально-экономического развития страны. Рамки данной статьи не позволяют в полном объеме рассмотреть все материалы, опубликованные в журнале за этот период. Авторский коллектив первого профессионального периодического издания целенаправленно осуществлял свою деятельность по формированию личности секретаря нового типа. Информационный массив журнала можно сравнить с путеводителем по профессии, без которого не обойдется ни один специалист в области управления документацией. Журнал выступил в роли своеобразного учебного пособия для разных категорий секретарей, преподавателей учебных заведений и студентов. Оказывать помощь в повышении их квалификации помогали статьи рубрики «Обучение». Каждый использовал эти материалы либо с целью самообразования, либо для разработки лекционных курсов и методического обеспечения проводимых практических занятий. В журнале удачно сочетались разные типы статей. Среди них публикации с элементами теоретических и исторических знаний, методического и производственно-практического характера. На страницах журнала находили отражение опыт работы, консультации, практические советы специалистов. Журнал информировал о научных и практических конференциях, организовывал конкурсы секретарей, знакомил подписчиков с новинками литературы и дайджестами профильных журналов. Рубрика «Справочная информация» сообщала о новостях в культурной жизни страны, об интересных фактах и событиях. В «Колонке редактора» помещалась информация о новых явлениях в развитии журнала, обращалось внимание подписчиков на отдельные статьи. Все публикации были направлены на всестороннее развитие личности секретаря как главного потребителя профессиональной информации. Вместе с тем часть материалов адресовалась и управленческому составу, что способствовало установлению взаимопонимания руководителей и секретарей, их более успешной совместной работы. Подводя итоги десятилетнего издания журнала, следует отметить ряд тенденций, которые прослеживаются при анализе библиографического массива указателя содержания. Одна из них – включение в авторский состав специалистов смежных отраслей знания и практической деятельности. На страницах журнала выступали историки, юристы, экономисты, филологи, лингвисты, психологи, библиотечные специалисты, медицинские работники, а также большая группа вузовскийх преподавателей, имеющие ученые степени и звания в области гуманитарных и технических наук. Интегративные начала в тематике журнала и содержании статей позволили ему обрести свой собственный облик и неповторимость. Другая тенденция проявилась в том, что к формированию тематики журнала подключились преподаватели учебных заведений и специалисты-практики многих регионов России. Их публикации обогатили содержательную направленность журнала и позволили сделать достоянием широкой общественности региональный опыт работы с документами и подготовки кадров-секретарей. Следует отметить и тот факт, что благодаря указателю содержания и систематизации публикаций журнала удалось зафиксировать соответствующий уровень развития научной мысли в области управленческого документоведения и практической деятельности в области документационного обеспечения управления конца XX – начала XXI веков. Определяя дальнейшие перспективы своего развития организаторам «Секретарского дела» необходимо учитывать тот факт, что журнал уже несколько лет выходит в условиях параллельного существования других, не менее интересных периодических изданий: «Секретарь-референт», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство и документооборот на предприятии». Конкурентная ситуация должна стимулировать деятельность редколлегии по поиску новых форм отражения профессиональных знаний. С нашей точки зрения, следует шире раскрывать как отечественный, так и зарубежный опыт работы во всех направлениях, представляющих интерес для секретарей. В условиях административной реформы изменились функции федеральных, региональных и местных органов власти и управления, поэтому ощущается потребность в новом осмыслении и характеристике направлений их деятельности. Появление новых национальных ГОСТов в области стандартизации и информационных технологий обязывает специалистов-практиков разбираться в их системе. Вместе с тем, необходимо обновлять содержание материалов традиционных рубрик журнала. Время неумолимо движется вперед, появляются не только новые технологии, но и изменяется сама сфера управления и ее информационное обеспечение. Журнал «Секретарское дело» должен и впредь выполнять свою миссию и быть незаменимым источником профессиональной информации для своих подписчиков. Потенциал для этого у него имеется. А.И. Исаченкова

Указатель содержания журнала

1. Нормативные основы

документационного обеспечения управления

1.1. Общие работы

Альбрехт, Б.В. Нормативно-правовые и организационно-методи-ческие вопросы организации работы с документами по личному составу. – 2004. – № 1. – С. 9 – 11. Коссов, И.А. Правовая регламентация учета, хранения и использования бланков и печатей с изображением государственного герба Российской Федерации. – 2001. – № 2. – С. 22 – 24. Коссов, И.А. Правовые аспекты документирования деятельности комиссии по трудовым спорам. – 2000. – № 2. – С. 6 – 9. Крылова, И.А. Правовое и нормативно-методическое регулирование вопросов организации текущего хранения документов в коммерческих структурах. – 2003. – № 5. – С. 16 – 19. Кузнецова, Т.В. Изменения в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по делопроизводству. – 2003. – № 5. – С. 7 – 13. Кузнецова, Т.В. Изменения 2003 года в законодательно-право-вой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления. – 2004. – № 2. – С. 4 – 6. Рысков, О.И. Нормативно-правовое и методическое обеспечение электронного документооборота: сравнение отечественного и зарубежного опыта. – 2005. – № 2. – С. 54 – 58. Рысков, О.И. Обзор нормативных основ применения электронных документов в Российской Федерации. – 2005. – № 11. – С. 5 – 13.

См. также: 525, 531, 545 – 552, 561, 565

Издание журнала «Секретарское дело» было задумано пять лет тому назад и в 1996 г. впервые была объявлена подписка на журнал. За I полугодие 1996 г. подписчики получили книгу «Секретарь-референт», написанную коллективом авторов, а со II полугодия ежеквартально начал выходить сам журнал.
Пять лет – это пока ещё маленький юбилей, но он даёт повод для первого анализа и первых итогов.
Почему появился журнал?
Его появление связано с потребностью времени. Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря сегодня стала одной из самых престижных у нас в стране. На рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности: учителей, переводчиков, инженеров и т.д.
Резкое изменение отношения к профессии секретаря произошло в связи с коренными изменениями в экономике. Руководителю любой организации, фирмы, предприятия приходится постоянно принимать решения, от своевременности и правильности которых зависит существование и благополучие фирмы в условиях жесткой конкуренции. И любой руководитель как никогда нуждается в помощнике – секретаре-референте, который берёт на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождает его от нерациональной траты времени и умеет поддерживать высокий авторитет руководителя.
Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, телефонные переговоры, совещания, вовремя получает, обрабатывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию. Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка документов. В небольшой организации (фирме) на секретаря возлагается все организационное и делопроизводственное обслуживание. Секретарь нужен в любой фирме и организации. В крупных организациях секретарь должен быть в каждом подразделении, отделе, департаменте.
Сегодня секретарей-референтов готовят высшие и средние учебные заведения. Появилось также большое количество курсов по подготовке секретарей с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования.
Одно из обязательных условий успешной работы в XXI веке – высокий профессионализм. Чтобы быть профессионалом в любой области деятельности, надо постоянно совершенствовать свои знания и умения. Однако литература по проблемам секретарского дела очень быстро устаревает, да и по настоящему серьёзных хороших книг выходит крайне мало. Периодически издаваемый журнал даёт возможность всё время быть в курсе последних достижений в области избранной профессии.
На сегодняшний день журнал «Секретарское дело» по существу является единственным высокопрофессиональным журналом для секретарей любого уровня.
Кто готовит журнал?
Главным образом журнал готовится силами москвичей. Авторы из других регионов пока ещё, несмотря на постоянные приглашения редакции, подключаются очень редко, и если это случается, их материалы сразу же идут в публикацию. Например, очень интересны две статьи преподавателя – филолога лицея № 15 города Пермь А.Г.Меньшиковой о культуре речи, в том числе во время телефонных переговоров Меньшикова А.Г. Культура речи в работе секретаря-референта. Как её достигнуть? // Секретарское дело, 1998, № 4 и Меньшикова А.Г. Управление собеседником по телефону. Так ли это просто? // Секретарское дело, 1999, № 4..
Основной авторский коллектив составляют преподаватели двух московских вузов: Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ) и Государственного университета управления (ГУУ).
Это объясняется тем, что именно в Московском государственном историко-архивном институте 40 лет назад (в сентябре 1960 г.) была впервые начата подготовка специалистов с высшим образованием по документационному обеспечению управления. В 1987 г. к Историко-архивному институту в плане подготовки таких специалистов подключился Екатеринбургский (б. Свердловский) государственный университет и Московский университет управления им. С.Орджоникидзе (ныне – Государственный университет управления). И только во второй половине 1990-х гг. открываются факультеты по делопроизводству в других городах по всей стране. К концу 2000 г. уже около 40 вузов готовят специалистов по документационному обеспечению управления. Таким образом на сегодняшний день наибольший опыт в преподавании дисциплин, позволяющих сформировать профессиональные знания секретарей, накоплен в Историко-архивном институте РГГУ и Государственном университете управления. Именно поэтому большинство статей написано преподавателями и аспирантами этих вузов. Журнал постоянно готовят несколько кафедр Российского государственного гуманитарного университета: Документоведения; Архивоведения и археографии; Истории государственных учреждений и общественных организаций; Организационного развития; Информационно-вычислительных систем; кафедры Факультета защиты информации. В журнале участвуют преподаватели и аспиранты кафедры Документоведения и документационного обеспечения управления Государственного университета управления. Кроме того авторами статей в журнале являются специалисты единственного в стране научно-исследовательского института документоведения и архивного дела – ВНИИДАД Росархива. Поэтому уверенно можно сказать, что лучшие научные силы страны задействованы в подготовке и выпуске этого журнала.
Как формируется содержание журнала, тематика статей?
Так как журнал называется «Секретарское дело» и как следует из его названия посвящен работе секретаря, в основу его содержания, тематики рубрик и статей, положены требования к секретарю из квалификационных характеристик, составленных и утверждённых Минтрудом России. В них перечислены должностные обязанности секретарей, что они должны знать и уметь. (Этим должностным характеристикам была посвящена специальная статья Кузнецова Т.В. Новые квалификационные характеристики секретарей // Секретарское дело, 1999, №3. ).
Но сразу же надо указать, что журнал значительно шире толкует понятие секретарь, чем это сделано в официальных должностных характеристиках.
Понятие «секретарь» достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда большое разнообразие их деятельности, комплекса обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам – от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до вчерашнего выпускника школы, окончившего секретарские курсы. Содержание работы, соотношение творческих и технических операций у них также различно.
Сегодня чаще всего требуются секретари-референты и секретари, имеющие высшее или среднее специальное образование, знающие иностранный язык, работающие на компьютере, имеющие определенный стаж работы.
Журнал в первую очередь рассчитан на секретарей, стремящихся работать профессионально. Поэтому в нём неоднократно печаталось и вероятно будет печататься ещё не раз о высоком месте секретаря в управленческой структуре, требованиях к нему, о должностных инструкциях – главном организационно-правовом документе, определяющем его права, положение в организации, характер работ Кузнецова Т.В. Место и значение секретаря в структуре управления // Секретарское дело, 1998, №2; Санкина Л.В. Специальность – секретарь // Секретарское дело, 1998, №2; Место секретаря-референта в управленческой структуре и его обязанности глазами студентов-первокурсников (факультет документоведения РГГУ) // Секретарское дело, 2000, №4; Кузнецова Т.В. Подготовка секретарей-референтов высшей квалификации // Секретарское дело, 2000, №3; Санкина Л.В. Должностные обязанности секретаря // Секретарское дело, 1996, № 3; Санкина Л.В. Должностная инструкция секретарю-референту // Секретарское дело, 1997, № 4; Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря структурного подразделения // Секретарское дело, 1998, № 1; Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело, 1998, № 2; Шатина Н.В. Как получить работу секретаря-референта // Секретарское дело, 1996, № 3; Шатина Н.В. Функции секретаря-помощника руководителя // Секретарское дело, 1997, № 4; Вялова Л.М. Как стать секретарём-профессионалом // Секретарское дело, 1998, № 1; Быкова Т.А. Секретарь фирмы (некоторые аспекты зарубежного опыта) // Секретарское дело, 1996, №3. Бирюкова С.А., Вялова Л.М. Современные требования к профессии секретаря // Секретарское дело, 2000, № 3; Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело, 1999, №1 и др. .
Условно работу любого секретаря можно разделить на две части :
– работа с документами (информационно-документационное обслуживание);
– работа организационная (в литературе обычно называемая бездокументным обслуживанием). К этому виду деятельности обычно относят организацию совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, командировок и т.д.
Работа с документами занимает большую часть рабочего времени секретаря, вот почему так много внимания в журнале уделено вопросам документирования, то есть составления и оформления документов и работе с ними. Статьи по этим вопросам можно найти в любом номере журнала. Они посвящены как общим требованиям к оформлению документов Кузнецова Т.В., Банасюкевич В.Д. Новый ГОСТ Р 6.30-97 Требования к оформлению документов // Секретарское дело, 1998, № 1; Кузнецова Т.В. Изменения к ГОСТу Р 6.30-97 Требования к оформлению документов // Секретарское дело, 2000, № 2; Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Международные стандарты на документацию. Переписка с зарубежными партнёрами // Секретарское дело, 1999, № 4., составлению конкретных видов документов (приказов, писем, справок, актов, договоров и др.) Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело, 2000, № 2; Быкова Т.А. О некоторых подходах к составлению текстов коммерческих договоров // Секретарское дело, 2000, № 3; Санкина Л.В. Информационно-справочные документы. Особенности составления и оформления // Секретарское дело, 1999, № 2-3; Иритикова В.С. Правила составления и оформления протокола // Секретарское дело, 1996, № 3; Иритикова В.С. Приказ по основной деятельности // Секретарское дело, 1996, № 4; Иритикова В.С. Приказ по личному составу // Секретарское дело, 1997, № 1; Иритикова В.С. Докладные и объяснительные записки // Секретарское дело, 1997, № 2; Иритикова В.С. Правила составления и оформления акта // Секретарское дело, 1997, № 3; Иритикова В.С. Оформление телефонограмм // Секретарское дело, 1997, № 4; Шатина Н.В. Деловое письмо. Подготовка и отправка // Секретарское дело, 1998, № 1; Янковая В.Ф. Как составить текст делового письма // Секретарское дело, 1998, № 3; Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов: коммерческий договор // Секретарское дело, 1999, № 2; Коссов И.А. Правовые требования к оформлению документов: устав хозяйственного общества // Секретарское дело, 1999, № 3; Коссов И.А. Обретение документом юридической силы // Секретарское дело, 1998, № 1; Коссов И.А. Трудовой договор: порядок заключения // Секретарское дело, 1997, № 4; Коссов И.А. Требования к оформлению претензий и исковых заявлений // Секретарское дело, 1998, № 4 и др., так и отдельным реквизитам Санкина Л.В. Визирование и согласование // Секретарское дело, 1997, № 1; Демушкин А.С. Все о печатях и штампах // Секретарское дело, 2000, № 4; Илюшенко М.П. Резолюция на документе как разновидность управленческого решения. // Секретарское дело, 1999, № 3..
В нескольких статьях рассказывалось о порядке подготовки и оформления документов за рубежом Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Практика ведения деловой переписки в англоговорящих странах // Секретарское дело, 1998, № 1; Конькова А.Ю. Составление и оформление деловой корреспонденции во Франции // Секретарское дело, 1996, № 3..
Особое внимание уделялось особенностям стиля служебных документов и их редактированию Басовская Е.Н. Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело, 1997, № 1-2; Басовская Е.Н. Некоторые орфографические аспекты языкового оформления документов // Секретарское дело, 1998, № 1; Басовская Е.Н. Редактирование служебных документов // Секретарское дело, 1997, № 4; Басовская Е.Н. Как этому научиться? // Секретарское дело, 1998, № 2; Басовская Е.Н. Сложносоставные слова // Секретарское дело, 1998, № 3; Леонова Г.В. Трудные вопросы правописания: Н или НН // Секретарское дело, 1997, № 2; Леонова Г.В. Числительные в служебных документах // Секретарское дело, 1997, № 3; Янковая В.Ф. Коварные слова – паронимы // Секретарское дело, 2000, № 4. .
В течение пяти лет в журнале освещались практически все этапы работы с документом, начиная с приёма и первичной обработки, регистрации, контроля, до сдачи в архив. При этом каждый этап и вид работы с документами рассматривался с использованием как традиционных, так и компьютерных технологий Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело, 2000, № 2; Кузнецов С.Л. Приём и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело, 2000, № 3; Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело, 1999, № 4; Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело, 1996, № 4; Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело, 1997, № 3; Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело, 2000, № 1; Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело, 1997, № 2; Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело, 1997, № 1. .
Не остались без внимания журнала и злободневные для секретаря вопросы организации текущего хранения документов: номенклатура дел и формирование дел Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело, 1996, № 3; Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело, 2000, № 1; Алексенцев А.И. Составление номенклатур конфиденциальных дел // Секретарское дело, 2000, № 2. Мосягина О.М., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело, 1996, № 4; Степанов Е.А. Формирование конфиденциальных документов в дела и работа с ними дел // Секретарское дело, 1999, № 4; Алексанцев А.И. Формирование и оформление конфиденциальных дел // Секретарское дело, 2000, № 3; .
Кафедра архивоведения и археографии систематически публикует статьи по вопросам архивного хранения документов Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. «Архивистика» - не только для архивистов // Секретарское дело, 1998, № 3; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: комплектование архива // Секретарское дело, 1998, № 4; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело, 1999, № 1; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: создание описи // Секретарское дело, 1999, № 2; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: справочный аппарат к описи // Секретарское дело, 1999, № 3; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: описание документов и дел // Секретарское дело, 1999, № 4; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел архивного фонда Российской Федерации. // Секретарское дело, 2000, № 3; Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело, 2000, № 4..
В специальную рубрику журнала выделены статьи, посвящённые защите информации и работе с документами ограниченного доступа (секретными и конфиденциальными). В основном эту рубрику ведут заведующий кафедрой Методологии защиты информации РГГУ, профессор А.И.Алексенцев и доц. ГУУ Степанов Е.А. Алексенцев А.И. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства // Секретарское дело, 1999, № 1; Алексенцев А.И. Определение состава конфиденциальных документов // Секретарское дело, 1999, № 2; Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бумажных носителях // Секретарское дело, 1999, № 3; Алексенцев А.И. Учёт конфиденциальных документов, изготовленных на бумажных носителях // Секретарское дело, 1999, № 4; Алексенцев А.И. Организация конфиденциального документооборота // Секретарское дело, 2000, № 1; Алексенцев А.И. Составление номенклатур конфиденциальных дел // Секретарское дело, 2000, № 2; Алексенцев А.И. Формирование и оформление конфиденциальных дел // Секретарское дело, 2000, № 3; Алексенцев А.И. Режим хранения конфиденциальных документов // Секретарское дело, 2000, № 4; Вялова Л.М. Защита государственной тайны // Секретарское дело, 1997, № 4; Степанов Е.А. Защита информации в работе секретаря-референта // Секретарское дело, 1998, № 1-4; Степанов Е.А. Формирование конфиденциальных документов в дела и работа с ними // Секретарское дело, 1999, № 4; Степанов Е.А. Защита информации при работе с посетителями // Секретарское дело, 2000, № 1; Степанов Е.А. Защита конфиденциальной информации при проведении совещаний и переговоров // Секретарское дело, 2000, № 3; Степанов Е.А. Учёт конфиденциальных документов // Секретарское дело, 2000, № 4. Шатина Н.В. Строго конфиденциально: секретарю о коммерческой тайне // Секретарское дело, 1997, № 2; Шатина Н.В. Как работать с документами, составляющими коммерческую тайну // Секретарское дело, 1997, № 3; Костомаров М.Н. Криптографическая защита документной информации // Секретарское дело, 1997, № 4.
Современный офис немыслим без компьютерных технологий. Их внедрению, выбору постоянно обновляющегося программного обеспечения, работе на компьютере и возможностям современных автоматизированных технологий посвящены многочисленные статьи рубрики «компьютерные технологии» Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело, 1997, № 3; Артамонова И.Л. Из опыта работы Общего отдела Российского государственного гуманитарного университета по хранению и поиску документов в базах данных программы «Lotus Notes» // Секретарское дело, 1997, № 4; Артамонова И.Л. Создание, согласование и визирование приказов в программе Lotus Notes Общим отделом Российского государственного гуманитарного университета // Секретарское дело, 1998, № 1; Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело, 1998, № 3; Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства. Попытка анализа и классификации // Секретарское дело, 2000, № 4; Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело, 1996, № 3; Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело, 1996, № 4; Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело, 1997, № 1; Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме // Секретарское дело, 1997, № 2; Кузнецов С.Л. Автоматизированная система делопроизводства – необходимое условие успешной работы фирмы // Секретарское дело, 1997, № 3; Кузнецов С.Л. DOCS Open // Секретарское дело, 1997, № 4; Кузнецов С.Л. Обеспечение сохранности электронных документов // Секретарское дело, 1998, № 1; Кузнецов С.Л. Программные средства обеспечения сохранности электронных документов // Секретарское дело, 1998, № 2; Кузнецов С.Л. Использование компьютеров в работе с кадровой документацией // Секретарское дело, 1998, № 3; Кузнецов С.Л. Рекомендации по приобретению компьютера // Секретарское дело, 1999, № 2; Кузнецов С.Л. Новые программы для современного офиса // Секретарское дело, 1999, № 3; Кузнецов С.Л. Организация работы с электронными документами в небольшом офисе // Секретарское дело, 1999, № 4; Кузнецов С.Л. Проблемы автоматизации офиса на ежегодных конференциях // Секретарское дело, 2000, № 1; Кузнецов С.Л. Возможности компьютера при составлении и оформлении документов // Секретарское дело, 2000, № 2; Кузнецов С.Л. Приём и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело, 2000, № 3; Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело, 2000, № 4; Максимович Г.Ю. Опыт использования автоматизированной системы ODB-Text для совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело, 2000, № 3; Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело, 1999, № 4; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Компьютерные сети передачи данных – современное средство коммуникации // Секретарское дело, 1997, № 2; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Телеконференция – новая информационная технология обмена информацией // Секретарское дело, 1997, № 4; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Преодоление трудностей работы с текстами на иностранных языках на базе современных информационных технологий // Секретарское дело, 1998, № 1; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Электронные переводчики // Секретарское дело, 1998, № 2; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Гипертекст – новая форма работы с текстовым материалом // Секретарское дело, 1998, № 3; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Гипертекстовые системы – инструментарий создания и обработки гипертекстов // Секретарское дело, 1998, № 4; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Электронный магазин // Секретарское дело, 1999, № 1; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. От текста на бумаге до электронной копии всего один шаг // Секретарское дело, 1999, № 2; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Создание компьютерных презентаций с помощью Microsoft PowerPoint 97 // Секретарское дело, 1999, № 3; Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Как создать документальную информационную систему // Секретарское дело, 2000, № 1; Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Применение технологии баз данных в работе секретаря // Секретарское дело, 1997, № 1; Соколов А.В., Котяхов А.Ю. О разработке электронных канцелярий // Секретарское дело, 1996, № 4; Сысоева Л.А. Нужен ли Интернет секретарю-референту? // Секретарское дело, 2000, № 2; Шатина Н.В. Секретарю фирмы об электронной почте Lotus cc-mail для Windows // Секретарское дело, 1998, № 3; Шатина Н.В. Роль секретаря в создании электронного офиса // Секретарское дело, 1999, № 1..
Не меньшее внимание уделяется в журнале вопросам делового этикета. Одним из постоянных авторов этой рубрики является заслуженный работник культуры Российской Федерации Логинова А.С. Логинова А.С. Рациональный гардероб для секретаря-референта // Секретарское дело, 1997, № 1; Логинова А.С. Слова и ситуации: некоторые вопросы этикета в работе секретаря-референта // Секретарское дело, 1997, № 2; Логинова А.С. Вопросы этикета в работе секретаря-референта: знакомство и представление // Секретарское дело, 1997, № 3; Логинова А.С. Служебный этикет. Поведение руководителя и секретаря в процессе передачи распоряжения на исполнение // Секретарское дело, 1997, № 4; Логинова А.С. Служебный этикет. Поощрение и наказание // Секретарское дело, 1998, № 1; Логинова А.С. Основные принципы этикета // Секретарское дело, 1998, № 2; Логинова А.С. «Женщина на работе: проблемы, проблемы, проблемы…» // Секретарское дело, 1998, № 4; Логинова А.С. Деловой этикет. На официальном, торжественном обеде // Секретарское дело, 1999, № 1; Логинова А.С. Деловой этикет. Протокольные вопросы приёма иностранной делегации // Секретарское дело, 1999, № 2; Логинова А.С. Как делать подарки // Секретарское дело, 1999, № 4; Логинова А.С. Женщина и мужчина: в ресторане // Секретарское дело, 2000, № 1; Логинова А.С. Женщина и мужчина в театре // Секретарское дело, 2000, № 2; Логинова А.С. Телефонный разговор. Некоторые вопросы делового этикета // Секретарское дело, 2000, № 4., статьи которой пользуются неизменным успехом. Проблемы этикета освещают и преподаватели кафедры Документоведения РГГУ Е.М.Емышева и О.В.Мосягина Емышева Е.М., Мосягина О.В. Истоки делового этикета // Секретарское дело, 1999, № 1; Емышева Е.М., Мосягина О.В. Некоторые особенности ведения переговоров с представителями разных стран // Секретарское дело, 1999, № 4; Емышева Е.М., Мосягина О.В. Хороший тон в переписке // Секретарское дело, 2000, № 1; Емышева Е.М., Мосягина О.В. Приём посетителей. Деловой этикет // Секретарское дело, 2000, № 3; Емышева Е.М., Мосягина О.В. Деловой этикет. Женщина в офисе // Секретарское дело, 2000, № 4; Мосягина О.В., Емышева Е.М. Культура деловых отношений // Секретарское дело, 1999, № 2. .
Старший библиограф научной библиотеки РГГУ Астапович А.О. с момента основания журнала постоянно ведёт рубрику – «Библиография, рефераты, аннотации», во всех номерах журнала знакомя читателей с новинками литературы, которая может потребоваться секретарю в его работе.
Современной организации государственного аппарата Российской Федерации посвящает свои статьи зав.кафедрой Истории государственных учреждений и общественных организаций РГГУ проф. Т.Г.Архипова Архипова Т.Г. Что должен знать секретарь фирмы о Министерстве юстиции Российской Федерации // Секретарское дело, 1997, № 1; Архипова Т.Г. Где найти правовой акт? // Секретарское дело, 1997, № 2; Архипова Т.Г. Что должен знать секретарь-референт о Министерстве внутренних дел Российской Федерации // Секретарское дело, 1997, № 3; Архипова Т.Г. Что должен знать секретарь-референт о Министерстве здравоохранения РФ // Секретарское дело, 1997, № 4; Архипова Т.Г. Что должен знать секретарь-референт о Министерстве труда и социального развития РФ // Секретарское дело, 1998, № 1; Архипова Т.Г. Что должен знать секретарь-референт о Министерстве общего и профессионального образования РФ // Секретарское дело, 1998, № 2; Архипова Т.Г. Что должен знать секретарь-референт о Министерстве культуры РФ. // Секретарское дело, 1998, № 3; Архипова Т.Г. Что должен знать секретарь-референт о налоговой службе Российской Федерации? // Секретарское дело, 1998, № 4; Архипова Т.Г. О Федеральной архивной службе России // Секретарское дело, 1999, № 2-3; Архипова Т.Г. Секретарю референту – о Министерстве экономики Российской Федерации // Секретарское дело, 1999, № 4; Архипова Т.Г. Секретарю-референту о Министерстве по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации // Секретарское дело, 2000, № 1; Архипова Т.Г. Секретарю-референту о Министерстве РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций // Секретарское дело, 2000, № 2. .
Секретарю в течение рабочего дня приходится общаться с большим кругом лиц: руководителями, сотрудниками, посетителями и просителями. Поэтому журнал на своих страницах стремится освещать проблемы психологии общения Васютинская О.В. Психологическая компетентность секретаря: разрешение конфликтов // Секретарское дело, 2000, № 3; Лукьянова Н.Ф., Талан М.В. Как достичь наибольшей эффективности в беседе // Секретарское дело, 2000, № 2; Лукьянова Н.Ф., Талан М.В. Как правильно проводить совещания и деловые дискуссии // Секретарское дело, 2000, № 3; Лукьянова Н.Ф., Талан М.В. Проведение переговоров // Секретарское дело, 2000, № 4; Розанова В.А. Психологическая характеристика деятельности секретарей и выбор их руководителями // Секретарское дело, 1998, № 2; Шатина Н.В. Секретарь и посетители фирмы // Секретарское дело, 1998, № 2. . В этой рубрике принимают участие профессиональные психологи, преподаватели кафедры Государственное муниципальное управление Института повышения квалификации государственных служащих Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации: кандидат психологических наук, зав. Кафедрой Н.Ф.Лукьянова и ст.преп. кафедры М.В.Талан.
Так как в работе секретаря используется большое количество технических средств, почти в каждом номере журнала есть статьи, рассказывающие об оргтехнике и её использовании в офисе Бурцева О.Л. Радиотелефоны в современном офисе // Секретарское дело, 2000, № 2; Гуреева Н.Ю. Уничтожаем документы // Секретарское дело, 1998, № 4; Гуреева Н.Ю. Эффективность применения технических средств // Секретарское дело, 1999, № 1; Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Копировальная техника: история и современность // Секретарское дело, 1998, № 3; Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Факсимильные аппараты // Секретарское дело, 1999, № 2; Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Современная диктофонная техника // Секретарское дело, 1999, № 4; Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Офисная техника и здоровье секретаря // Секретарское дело, 2000, № 2; Райхцаум А.Л. Оргтехника для хранения и транспорти-ровки документов // Секретарское дело, 1999, № 1; Райхцаум А.Л. Оргтехника для документационных процессов // Секретарское дело, 1999, № 2; Райхцаум А.Л. Техническое обеспечение деятельности персонала офиса // Секретарское дело, 2000, № 3; Седова О.Л., Бурцева О.Л. Размножаем документы // Секретарское дело, 1999, № 1; Седова О.Л., Гуреева Н.Ю. Машинописная техника: история и современность // Секретарское дело, 1998, № 2; Седова О.Л., Гуреева Н.Ю. Средства обработки документов // Секретарское дело, 1998, № 4; Седова О.Л., Гуреева Н.Ю. Офисные телефонные аппараты // Секретарское дело, 1999, № 3. .
В журнале поднимались вопросы организации рабочего дня, нормирования труда Кузнецова Т.В. Нормативы времени на работу с документами // Секретарское дело, 1997, № 1; , оборудования рабочего места, условий труда секретаря-референта Додонова М.И. Как организовать рабочий день секретаря-референта // Секретарское дело, 1998, № 4; Додонова М.И. Организация и условия труда секретаря-референта // Секретарское дело, 1998, № 1; Шатина Н.В. Организация работы приёмной офиса // Секретарское дело, 1997, № 1; Емышева Е.М., Мосягина О.В. На работе как дома… // Секретарское дело, 1998, № 1; .
Возросшие требования к секретарю, необходимость постоянно повышать свою квалификацию вызвали появление большого количества учебных заведений различного уровня – от вузов до краткосрочных курсов. Отсюда большой интерес к журналу преподавателей, работающих в этих учебных заведениях. На них рассчитана рубрика «Обучение», в которой не только рассказывается, что надо читать секретарям по различным дисциплинам, но главным образом делается упор на методику обучения Архипова Н.И., Седова О.Л. Роль дисциплины "Управление персоналом" в подготовке специалистов в области документоведения и методика преподавания // Секретарское дело, 2000, № 4; Архипова Т.Г. Необходимость информации о современной организации государственного аппарата для секретаря-референта // Секретарское дело, 1996, № 3; Басовская Е.Н. Концепция курса «Документная лингвистика» для секретарей-референтов // Секретарское дело, 1996, № 4; Басовская Е.Н. Обучающие задания (искусство делового письма) // Секретарское дело, 1998, № 3; Додонова М.И. Концепция лекционного курса «Секретарское дело» // Секретарское дело, 1997, № 3; Додонова М.И., Ефименко Е.А. Источники и литература – основа изучения истории и организации делопроизводства в России (XVI – нач. ХХ вв.) // Секретарское дело, 2000, № 2; Додонова М.И. Учимся составлять документы на основе управленческих ситуаций // Секретарское дело, 1998, № 3; Ефименко Е.А. Методика проведения практических занятий по делопроизводству // Секретарское дело, 1997, № 2; Ефименко Е.А. Практические занятия по оформлению служебных документов // Секретарское дело, 1998, № 1; Ефименко Е.А. Нормативно-методическое обеспечение практических занятий // Секретарское дело, 1998, № 2; Ефименко Е.А. Коллекции дел и документов для практических занятий (по истории организации делопроизводства XVI-начала XX вв.) // Секретарское дело, 1998, № 3; Ефименко Е.А. Наглядные пособия для практических занятий по составлению и оформлению документов // Секретарское дело, 1999, № 1; Ефименко Е.А. Наглядные пособия на практических занятиях по организации работы с документами (XVI – начало ХХ вв.) // Секретарское дело, 1999, № 3; Ефименко Е.А. Методическое обеспечение практических занятий по теме «Документ, его функции, способы документирования» // Секретарское дело, 1999, № 4; Ефименко Е.А., Санкина Л.В. Практические занятия по организации делопроизводственных служб // Секретарское дело, 1997, № 3. .
Судя по письмам читателей, этот раздел оказывает преподавателям большую пользу.
Трудно назвать абсолютно все темы, затронутые журналом за истекшие пять лет. Так, например, доцент кафедры Документоведения РГГУ Быкова Т.А. специально для журнала написала ряд статей, посвящённых особенностям работы с документами в акционерных обществах Быкова Т.А. Документирование подготовки и проведения общего собрания акционеров // Секретарское дело, 1997, № 1; Быкова Т.А. Документирование организации и деятельности органов управления в акционерных обществах // Секретарское дело, 1997, № 2-3; Быкова Т.А. Правовая база документирования организации и деятельности акционерных обществ // Секретарское дело, 1997, № 4; Быкова Т.А. Некоторые особенности документирования создания акционерных обществ // Секретарское дело, 1998, № 1-2; Быкова Т.А. Особенности документирования создания представительства иностранной компании в Российской Федерации // Секретарское дело, 1999, № 1-2; Быкова Т.А. Регистрация представительства иностранной компании в Российской Федерации: особенности состава и содержания документов // Секретарское дело, 2000, № 1; , в журнале рассказывалось о подготовке и проведении совещаний, оборудовании и озеленении офиса, телефонных переговорах и командировках. Несколько статей затрагивали историю секретарского дела и т.д.
Растущий тираж журнала, спрос на номера прошлых лет, постоянная востребованность журнала в библиотеках и письма читателей позволяют считать, что журнал оказался нужным, полезным и редколлегия надеется на тесное сотрудничество с читателями и в новом XXI веке.

Можно ли выйти победителем из сложного «переговорного поединка»?

Мы уверены: не только можно, но и нужно. Практические рекомендации, как это сделать, вы найдете в статье.

Сложность переговоров для каждого партнера воспринимается индивидуально. Проблемы с коммуникациями могут быть различными, от простой застенчивости, которая при высокой должности и ответственности маскируется за агрессией, до открытой враждебности и неприятия собеседника по идейным или политическим мотивам. Нужно тщательно изучить причины сниженной коммуникации и, сделав выводы, составить план действий. При этом надо постараться, чтобы самолюбие оппонента не было ущемлено. И припасите для него ряд «поглаживаний». Кроме того, осанка, блеск глаз, дыхание, запах - в счастливом человеке все выдает успешного охотника. Просто войдя в переговорную в таком виде, вы пройдете половину пути к успеху.

Какие приоритеты ознакомления руководителя с письмами и требованиями существуют у хорошего помощника?

Наш эксперт помогает разобраться в этом непростом вопросе.

Наиболее важные качества для секретаря - это высокая исполнительность и ответственность. Человек на этой должности должен не бояться никаких вопросов, быть всегда уверенным и спокойным, обладать высокой стрессоустойчивостью. В любой авральной ситуации он должен показывать, что справится со всеми проблемами; начальник не должен наблюдать такую картину, что его секретарь мечется в хаосе.

Верочка из «Служебного романа» - это антигерой. Секретарь должен интересоваться в первую очередь особенностями работы компании, функциональными связями внутри организации, а не личными отношениями коллег по работе.

Как бороться со стрессом?

Если вы самодостаточная и цельная личность, то стресс-менеджмент вам так и не пригодится, но советы по борьбе со стрессом лишними не будут никому.

Если разобраться, то бороться со стрессом очень просто. Читайте книги, найдите хорошего психолога, коуча, тратьте на себя больше времени. А вообще, на мой взгляд, есть одно очень сильное средство от всех стрессов. И вы его уже пробовали. Это любовь. Любовь к себе, к своим ближним, к домашнему питомцу, к тому, что ты делаешь, любовь к жизни, которой ты живешь. Когда мы в стрессе, позитивных эмоций на горизонте не видно. Негативных много, и основная - это страх. Это базовая, сильнейшая эмоция, в ней столько энергии, которой нужно найти выход. В большинстве случаев это выливается в истерики, слезы, агрессию, конфликты. Но страх и вера в себя, смешанные в одном стакане, дадут вам отвагу, смелость. А когда вы испытываете такую эмоцию, что происходит с вашим организмом? Он становится сильнее.

Как изменить личный бренд?

В статье даются практические советы тем, кто задался этим вопросом.

Пора задумываться об изменении личного бренда, если у вас есть ощущение, что вас воспринимают не так, как вы бы хотели. Когда ваше внутреннее представление о себе как о помощнике руководителя не соответствует тому, как к вам относятся и какие дела вам поручают.

Но на 100% себя не переделаешь, поэтому определите моменты, которые другие одобряют в вас, и не трогайте их - это ваш резерв.

Если вам завидуют - гордитесь. Вы же не можете на это повлиять? Так что расслабьтесь и просто делайте свою работу. Людям, которые много работают и добиваются всего своим качественным трудом, завидовать не будут - их обычно уважают.

Допускается ли свобода в бизнесе?

Главное - соблюдать баланс между свободой и ответственностью.

Руководитель, конечно, должен опираться на себя, но он также должен и вовлекать сотрудников, учитывать их знания, использовать их в хорошем смысле слова. А когда он опирается только на себя… Ну, если он гений, то все получится. Но руководитель очень редко может быть экспертом во всем одинаково.

Менеджмент - это дисциплина, руководитель - профессия. Чем профессиональнее руководитель, тем меньше у него сложностей рабочего уровня. И любая свобода в бизнесе допускается ровно настолько, насколько она не вредит делу.

Как совершенствовать свои разум и тело одновременно?

Реально ли это? И зачем вообще нужно?

Человек - единая система, может ли кто-то четко разделить, где заканчивается разум и начинается тело? Мы проводим тренировки, которые развивают гибкость и подвижность всех суставов и связок. А гибкость ума - это не только способность быстро переключать внимание и уметь смотреть на ситуацию с разных сторон, но и состояние «расслабленности», в котором вы принимаете решения не под воздействием эмоций и внешних факторов, а с использованием всего вашего доступного опыта и знаний.

К сожалению, многие современные фитнес-направления преимущественно развивают отдельные физические качества и отдельные группы мышц, часто одно в ущерб другим. Smart body - это, прежде всего, гармоничное развитие человека.