Оформление исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. Приказ на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Законодательство предусматривает три способа исполнения дополнительных функций:

1. Совмещение работы.
2. Ее увеличение.
3. Исполнение функций по рабочему месту временного отсутствующего сотрудника.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Все эти функции выполняются вместе с основной трудовой деятельностью, неразрывно с ней в определенное время работы. Если они выходят за рамки рабочего дня, речь идет уже о внутреннем совместительстве.

Какой вариант выбрать, решается работодателем в каждом конкретном случае:

1. При совмещении должностей сотрудник выполняет дополнительную работу по другой должности. По двум одинаковым должностям работник одновременно работать не может. Как правило, это происходит при свободной вакантной штатной единице. То есть, секретарь одновременно работает и за кадрового работника до принятия на указанную должность человека. При этом у человека остается право до срока отказаться от возложенных функций. Для этого он предупреждает работодателя за три дня.
2. При увеличенном объеме работ работник выполняет дополнительные работы по своей основной профессии, но с превышением их количества. Например, с уборщицей был заключен трудовой договор на уборку восьмидесяти квадратных метров помещения. При увеличении ей поручили еще дополнительные двадцать метров. При этом следует учитывать, справится ли реально человек с повышенной нагрузкой.
3. При исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника другим человеком, последний выполняет дополнительные рабочие функции по своей же профессии или по другой. Прежний работник числится в учреждении, но по различным причинам временно не может работать. То есть замещение по вакантной должности невозможно. Например, инженер принимает на себя функции заведующего складом на период его болезни. Если совмещаемая должность – материально ответственная, то на период замещения сотрудник должен подписать договор о материальной ответственности.

Необходимые документы для оформления временного исполнения обязанностей

В случае длительного отсутствия основного работника применяется правило заключения срочного трудового договора, в котором специально оговорено условие работы до выхода основного сотрудника.

Если же на необходимое место оформляется штатный сотрудник, то об этом издается приказ, с которым обязательно знакомиться указанный человек, тем самым давая свое согласие на это. Либо согласие прикладывается на отдельном листе. При переводе сроком менее одного месяца, согласие необязательно.

Также поступают и при возложении дополнительных обязанностей на сотрудника. При этом в приказе указываются данные об отсутствующем работнике, его должность и размер доплаты за замещение.

Письменное согласие сотрудника на исполнение обязанностей

Вышеуказанные рабочие обязанности можно поручать работнику только после получения его согласия, оформленного в письменном виде. Это может быть заявление или предложение о совмещении, направленное руководителем.

Заявление о согласии является документом, подтверждающим согласие человека на выполнение должностных обязанностей отсутствующего сотрудника. Согласие может даваться на срок не более одного календарного месяца. Если же замещение предполагается дольше, чем месяц, то срок специально оговаривается. Он может быть продлен до одного года.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Когда согласие работника на временное исполнение обязанностей будет получено, это оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. В нем должно обязательно содержаться указание должности по дополнительной работе, ее содержание и объем. Также, в каком размере будет осуществляться доплата, время выполнения работы.

Если работнику предстоит совмещать вакантную должность, то в соглашении можно это обозначить, что совмещение будет происходить до закрытия вакансии. Если время выхода на работу основного сотрудника невозможно определить, то указывается «до выхода отсутствующего работника».

Дополнительное соглашение – обязательный документ при замещении должностей. При его отсутствии работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Приказ о временном исполнении дополнительных обязанностей

После того, как с работником было заключено дополнительное соглашение о временном исполнении обязанностей, необходимо об этом издать приказ. В ведомственном нормативном акте указывается круг и срок выполнения обязанностей, оплата. С указанным приказом работник должен быть обязательно ознакомлен, о чем в нем он расписывается.

Текст приказа должен быть примерно следующим. После реквизитов организации, номера и даты приказа, указывается «В связи с уходом в отпуск, возложить временное исполнение обязанностей секретаря на инспектора отдела кадров с первого мая. Произвести доплату сорок процентов от оклада».

Доплата

Законодательством четко не установлены максимальный или наоборот, размер доплаты за исполнение обязанностей отсутствующего работника. Это устанавливается на каждом предприятии по-своему. Но такие функции обязательно подлежат оплате.

Конкретные размеры доплаты определяются в дополнительном соглашении, заключаемом работником и работодателем. Они в большинстве своем определяются от объема будущих трудовых обязанностей, сроке их выполнения, содержания. При этом работодателем одинаково оплачивает труд равной ценности. Также законодательно не определен порядок доплаты. Это может выражаться в конкретной денежной сумме. А могут оплачиваться в процентном отношении от оклада или зарплаты сотрудника.

Если же трудовой договор изначально предусматривает возможность или обязанность работника совмещать какую-либо должность, то такая деятельность дополнительно не оплачивается. Так как считается, что это просто рабочие обязанности.

Таким образом, если сотрудник организации уходит на отдых, заболевает, убывает в командировку, то его коллега принимается за функции выбывшего за дополнительную оплату. Подобные действия должны быть надлежащим образом оформлены в виде подписанного обеими сторонами дополнительного соглашения и изданного на предприятии приказа.

Без указанных документов, доплата работнику, исполняющему обязанности отсутствующего, производится не будет. Также замещение невозможно бесконечно. Оно имеет свой срок, причем не очень длительный. Ведь это большая нагрузка на работника. То есть, принимая на себя дополнительные обязанности, каждый сотрудник желает видеть их достойно оплаченными.

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2008
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы, Временный перевод на другую работу, Обязательные и дополнительные условия
Рубрика: Заполняем без ошибок

Обратите внимание!

На практике очень часто возникает необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника на другого работника. При этом нередко применяется издание приказов с формулировками: «возложить обязанности» или «назначить исполняющим обязанности», а к замещаемой должности делается приписка «и. о.». Такую практику нельзя признать соответствующей законодательству

Трудовое законодательство предусматривает три формы исполнения трудовой функции по другой должности при необходимости замещения временно отсутствующего работника.

1. Временный перевод на другую работу для замещения отсутствующего работника. Если такой перевод осуществляется по соглашению сторон трудового договора (ч. 1 ст. 722 ТК РФ), то стороны заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указывается трудовая функция, срок временного перевода, другие условия (см. приложение 1 ). Временный перевод на другую работу по соглашению сторон оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5 (см. приложение 2 ). По окончании срока перевода работнику должна быть предоставлена прежняя работа. Во избежание споров работодателю целесообразно издать приказ (в произвольной форме) об окончании срока временного перевода и о предоставлении прежней работы (см. приложение 3 ).

Работник может быть переведен без его согласия на срок до одного месяца для замещения временно отсутствующего работника, если необходимость такого замещения возникла в связи с обстоятельствами, перечисленными в случаях, указанных в ч. 2 ст. 722 ТК РФ. Такой перевод оформляется приказом работодателя по унифицированной форме Т-5.

2. Если стороны решают вопрос об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы и за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, то должен оформляться трудовой договор по совместительству на определенный срок (см. приложение 4 ). На основании заключенного трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу по совместительству по унифицированной форме Т-1 (см. приложение 5 ).

3. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, в пределах нормальной продолжительности рабочего времени, работнику может быть поручена дополнительная работа (ст. 602 ТК РФ). Вопрос о размере доплаты за выполнение дополнительной работы решается по соглашению сторон трудового договора (см. приложение 6 ). Выполнение дополнительной работы устанавливается работодателем с согласия работника путем издания приказа в произвольной форме (см. приложение 7 ).

Приложение 1

Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору о временном переводе работника на другую работу по соглашению сторон

Приложение 2

Пример оформления приказа (распоряжения) о временном переводе работника на другую работу по соглашению сторон (форма № Т-5)

Приложение 3

Пример оформления приказа о предоставлении работнику прежней работы по истечении срока перевода.

Приложение 4

Пример оформления трудового договора о работе по совместительству (фрагмент)

Приложение 5

Пример оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству

Приложение 6

Пример оформления дополнительного соглашения к трудовому договору об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором

Приложение 7

Пример оформления приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором

От грамотной кадровой политики зависит жизнеспособность организации, будь то крупная компания или мелкая фирма.

Специалист по кадрам должен обеспечить бесперебойную работу людей в соответствии со . Причем вся документация должна быть правильно оформлена в соответствии с трудовым законодательством.

Зачем нужен этот документ?

В случае отсутствия кого-либо из работников руководителю структурного подразделения необходимо найти замену, а кадровику подготовить приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника компании.

Причиной кадровой замены может стать временная нетрудоспособность специалиста или его отпуск. Длительная производственная командировка или заочная форма обучения в вузе также может стать поводом для издания документа. Специалист по кадровым вопросам может предпринять вариант замены исходя из возможностей предприятия, а именно:

• оформить временный перевод специалиста из другого структурного подразделения;
• составить с вновь прибывшим человеком с определением конкретного периода работы – до возвращения основного работника;
• предложить одному из сотрудников;
• оформить перемещение внутри предприятия;
• возложить обязанности отсутствующего на другое лицо на условиях дополнительной оплаты.

Все вопросы совмещения должностей подробно разобраны на следующем видео:

Основные пункты

Руководитель организации принимает решение об изменениях, кадровик составляет юридически грамотный документ, чтобы бухгалтерия могла осуществить причитающиеся выплаты сотрудникам за проделанную работу.

Статья 60.2 Трудового Кодекса РФ предусматривает возможность выполнения в течении рабочего времени за дополнительную сумму обязанностей отсутствующего по уважительной причине работника.

Под совмещением в таком случае понимается деятельность по другой профессии, а под расширением обязанностей – увеличение объема выполняемых работ.

Возложение дополнительных обязанностей на сотрудника в связи с производственной необходимостью оформляется приказом. Есть обязательные пункты документа, которые непременно должны быть отражены, а именно:

• ФИО отсутствующего работника, чьи обязанности необходимо перераспределить;
• должность согласно штатного расписания;
• предусматриваемая доплата за увеличенный объем работы;
• сроки замены — конкретное указание периода или оговорка типа «на период отсутствия основного сотрудника».

Трудовые обязанности после подписания приказа не изменяются, а происходит дополнение или увеличение работ, сравнить которое можно с совмещением. В случае командировки основного работника издается два приказа. Один из них – , а другой – о возложении обязанностей на сотрудника на время отсутствия (ФИО отсутствующего). С распоряжениями по предприятию знакомятся оба трудящихся, подписывая документы.

Замещение оформляется аналогично временному переводу, используется унифицированная форма приказа. Даже если в трудовом договоре у сотрудника есть фраза «взаимозаменяемость», происходит издание распоряжения. Это обязательный документ в вопросе замещения, перевода, совместительства и других кадровых ситуациях.

Строка «Изменение к трудовому договору» не заполняется, если замещение происходит на короткое время, на период отсутствия в связи с командировкой или отпуском, длительной нетрудоспособностью и т. д. Обязательно согласие работника, которое в письменной форме фиксируется как заявление, оно должно стать основанием для издания распоряжения.

В соответствии со ст. 72.2 ТК РФ происходит оплата труда, которая должна составлять не менее средней зарплаты сотрудника, в приказе она указывается.

Последним пунктом документа должна быть информация о том, на кого будет возложен контроль за его исполнением. Это может быть начальник структурного подразделения или руководитель предприятия.

Приказы по предприятию должны строго выполняться в соответствии с законодательством. Поэтому знакомить с ними необходимо лично каждого работника , который упоминается в документе. Подпись сотрудников является основанием для принятия мер к нарушителям трудовой дисциплины.

Порядок оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника зависит от того, кто будет привлечен к такой работе. Для этого работодатель может привлечь:

• гражданина, не являющегося сотрудником данной организации (ст. 59 ТК РФ);

• другого штатного сотрудника (ст. 60.2, ч. 3 ст. 72. 2 ТК РФ).

Если для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника организация нанимает гражданина, не состоящего в ее штате, то заключите с ним срочный трудовой договор (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4413-6).

Если обязанности временно отсутствующего сотрудника будет выполнять другой штатный сотрудник, то организация может привлечь его посредством:

• временного замещения.

Временное замещение и совмещение

Совмещение устанавливается, когда в организации вакантна штатная должность. А временное замещение устанавливается, когда сотрудник, занимающий должность, временно отсутствует. Например, в связи с:

• отпуском;

• болезнью;

• командировкой;

• повышением квалификации и т. п.

Кроме того, при совмещении можно выполнять дополнительную работу только по другой профессии или должности. При временном замещении сотрудник может выполнять обязанности как по одноименным должностям (профессиям), так и по разным.

Это следует из положений статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Продолжительность рабочего времени

Режим временного замещения предполагает нормальную продолжительность рабочего времени. То есть дополнительную работу сотрудник выполняет наряду с основной работой в течение установленного ему рабочего дня (смены). Об этом говорится в части 1 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Доплата

При временном замещении должностей сотруднику дополнительно к его заработку положена доплата (ст. 151 ТК РФ). Ее размер устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и объема дополнительной работы.

Документальное оформление

Перед оформлением временного замещения организация должна получить письменное согласие замещающего сотрудника. Для этого заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем укажите:

• работу по должности, ее содержание и объем;

• размер доплаты за временное замещение профессий (должностей);

• срок, в течение которого сотрудник будет выполнять дополнительную работу.

Такой вывод позволяют сделать часть 2 статьи 57, статьи 60.2, 72, часть 2 статьи 151 Трудового кодекса РФ.

Совет : если организация не может определить момент выхода отсутствующего сотрудника на работу, то в дополнительном соглашении конкретную дату окончания временного замещения не фиксируйте. То есть при указании срока окончания временного исполнения обязанностей укажите: «до выхода отсутствующего сотрудника на работу».

На основании дополнительного соглашения издайте приказ о временном исполнении обязанностей (временном замещении). Типовой формы такого документа в законодательстве не предусмотрено. Поэтому составьте его в произвольной форме .

В при временном замещении с сотрудником нужно дополнительно заключить договор о полной материальной ответственности (ст. 241-243 ТК РФ).

При необходимости сведения о временном замещении можно указать в разделе X «Дополнительные сведения» личной карточки сотрудника по форме № Т-2.

Организации также вправе применять самостоятельно разработанную форму личной карточки (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Пример оформления временного исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника (временного замещения)

Бухгалтер организации В.Н. Зайцева согласилась исполнять обязанности временно отсутствующего главного бухгалтера. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель издал приказ о временном замещении .

Материальная ответственность

При временном замещении нужно заключить договор о полной материальной ответственности с сотрудниками:

• непосредственно обслуживающими или использующими деньги (товар) или иное имущество, принадлежащее организации;

• достигшими 18-летнего возраста;

• должность или работа которых отнесены к числу допустимых для заключения подобного договора.

Полный перечень должностей и работ, с которыми можно заключить письменные договоры о полной материальной ответственности, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Трудовая книжка

В трудовую книжку сотрудника сведения о временном замещении профессий (должностей) не вносите. Это связано с тем, что временное исполнение обязанностей не относится к сведениям о работе, которые необходимо вносить в трудовую книжку (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, раздел 3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Досрочное прекращение работы

Сотрудник имеет право досрочно отказаться от временного замещения профессий (должностей), а работодатель - досрочно отменить поручение о выполнении работы. О досрочном прекращении работы в режиме временного замещения сотрудника нужно письменно предупредить не позднее чем за три рабочих дня. Если сотрудник хочет досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, он также должен письменно предупредить об этом работодателя за три дня. Такой порядок предусмотрен частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ.

Вопросы замены отсутствующего работника сейчас регулируются ТК РФ и Разъяснением Гос. комитета СССР по труду и соц. вопросам и Секретариата ВЦСПС N 30/39 от двадцать девятого декабря 1965-го года. Но статьи ТК РФ не дают полной информации на эту тему, а разъяснение во многом противоречит трудовому законодательству. Поэтому приказ на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника вызывает очень много вопросов, с ними мы и разберемся ниже.

Из этой статьи вы узнаете:

• что предполагает исполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
• как составить приказ на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника;
• как оформляется приказ о доплате за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

У современных компаний необходимость в возложении работы временно отсутствующего работника на другого возникает очень часто, поскольку их активная деятельность требует непрерывного труда. В приказах часто встречаются такие формулировки как «возложить обязанности» либо «назначить и. о.», но подобный подход противоречит действующим законам и не должен применяться.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

ТК РФ предусматривает несколько форм исполнения обязанностей, когда нужно заместить сотрудника, которого временно нет на рабочем месте.

Первая форма – это временный перевод на другую работу. Если на такой перевод согласны обе стороны трудового договора, то согласно первой части статьи 72.1 ТК РФ, стороны заключают дополнительное соглашение к ТД. В последнем указывают трудовую функцию, длительность перевода и все остальные важные условия. Сам перевод оформляют посредством приказа нанимателя по форме Т-5.

Вторая форма подразумевает оформление ТД по совместительству на конкретный срок. К ней прибегают в случаях, когда сотрудник выполняет обязанности отсутствующего с исполнением и своей работы. На основе трудового договора наниматель издает приказ о приеме на работу по совместительству (форма Т-1).

Третья форма подразумевает поручение сотруднику дополнительной работы (статья 60.2 ТК РФ) с целью исполнения обязанностей того, кто временно отсутствует. Размер доплаты за такой труд определяется по соглашению сторон трудового договора. Осуществление доп. труда устанавливается нанимателем только с согласия сотрудника посредством приказа в свободной форме.

Приказ о временном переводе работника по соглашению сторон оформляют при помощи формы № Т-5. Так как форма унифицирована, в ней указаны абсолютно все данные, которые требуются для правильного заполнения.

В приказе такого вида, нужно указать:

• название компании;
• порядковый номер документа и дату заполнения;
• ФИО работника и причину, по которой на его место нужно поставить замену;
• ФИО работника, который временно переводится на другую работу;
• прежнее место труда и новое;
• тарифную ставку и надбавку (если полагается);
• основание (в роли которого выступает доп. соглашение к ТД его номер и дату);
• ФИО руководителя компании и его подпись;
• ФИО того, кто временно переводится, дату и подпись, подтверждающую то, что он ознакомлен с приказом.

При оформлении приказа о приеме на работу по совместительству используется форма №Т-1, как и предыдущая, она имеет все необходимые строки и указания по их заполнению, которые нужны для правильного оформления.

Приказ о доплате за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Рассмотрим приказ на примере:

ПРИКАЗ

о доплате за исполнение обязанностей временно

отсутствующего работника

В связи с исполнением обязанностей отсутствовавшего по болезни Иванова Е.Г. сварщика цеха №2, в период с 1.09 по 11.11. 2016-го года, в соответствии со вторым пунктом шестидесятой статьи и сто пятьдесят первой статьей ТК РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Произвести Емельянову Ю.И., сварщику, выполнявшему функции отсутствующего Иванова Е.Г., доплату в размере пятидесяти тысяч рублей.

2. Бухгалтерии выплату произвести в том порядке, который принят в компании.

Основание:

• лист нетрудоспособности № 18 от 01.09 2016- го года Иванова Е.Г.;
• служебная записка главы цеха Афанасьева Н.П. о поручении и выполнении дополнительных обязанностей сотрудником Емельяновым Ю.И. с ходатайством об оплате;
• письменное согласие Емельянова Ю.И. на исполнение обязанностей временно отсутствующего.

Руководитель предприятия «Сварог» Велесов. А.И.

дата (подпись)

С приказом ознакомлен Емельянов Ю.И.

дата (подпись)

Стоит отметить, что образец вышеприведенной формы приказа разработан в полном соответствии с ТК РФ, а также с учетом требований закона №90 ФЗ от тридцатого июня 2006-го года.