Л.Р. Фионова Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций

ГОУ СПО «Московский государственный техникум моделирования обуви и маркетинга»

Конспект лекций

по дисциплине:

«Документационное обеспечение управления»

для специальностей 080110, 080112, 080113

Введение

Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.

Информация – это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.

Документ (от лат. «документум» – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

С древности и до 19 века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала 20 века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д. и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатацио нные.

Информативное свойство документа – это способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относят долговечность прочность документа и способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Функции документов делят на общие и специальные.

Общими функциями документов являются:

• информационная – фиксация, хранение и передача информации;
• коммуникативная – передача, обмен информацией;
• социально-культурная–документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей.

Специальными функциями документов являются:

Правовая – одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере;

• организационная – установка правовых отношений;
• управленческая – решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации;
• обучающая – передача знаний между людьми и поколениями;
• познавательная – получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений;
• мемориальная - передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющихся историческим наследием.

Раздел 1. Документирование управленческой деятельности

Тема 1.1. Государственная система ДОУ. Системы документации

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения являются нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работ службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности.

При управлении любыми организациями или предприятиями разрабатываются сходные и повторяющиеся документы.

Самой общей и целостной, занимающей верхнюю позицию в комплексе систем, следует считать верхнюю позицию в комплексе систем, следует считать общегосударственную систему документации, охватывающую все документы, возникающие и обращающиеся в стране; их в свою очередь можно классифицировать по разным признакам:

Функциональными системами документации определяются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например, бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная.

Отраслевыми системами документации определяются те, которые в том или ином объеме присущи только определенным группам организаций, связанных единством хозяйственной и социальной деятельности, например, медицинская, учебная, научно-исследовательская.

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и сформулировать комплекс единых требований к этим системам документации.

Первой из этих систем следует поставить Государствен ную систему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная по решению правительства в 1965 г., система включает государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации; организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений, а также государственного надзора и ведомственного контроля за их внедрением и соблюдением.

Единая система технологической документации была разработана в 1971 г., состоящая из более чем 20 стандартов и руководящих документов. Данная система может решать задачи в области оформления и обращения технологической документации, как общего назначения, так и специализированной по видам работ на предприятиях и организациях независимо от их типа и характера производства.

Параллельно, на основе международных требований была создана Единая система конструкторской документации.

Тема 1.2. Унификация и стандартизация управленческой деятельности

Унифицированная система документации – совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля, а также процессов их обработки и хранения.

Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективное использование вычислительной техники.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Задачей стандартизации является разработка и принятие обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в ДОУ.

Установлены следующие категории стандартов:

• государственные стандарты (ГОСТ);
• отраслевые стандарты (ОСТ);
• республиканские стандарты (РСТ).

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Положения стандарта определяют:

• состав реквизитов документов;
• требования к оформлению реквизитов документов;
• требования к бланкам документов.

ГОСТом установлены следующие реквизиты документов;

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка о исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Применение реквизитов необходимо, прежде всего, для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушением требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документами. Нельзя забывать и о том, что именно наличие единого комплекса реквизитов и единых правил их оформления позволяет более эффективно применять компьютерную технику для изготовления и обработки документов.

Реквизиты документа не равноценны: одни реквизиты необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов документа является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Для изготовления бланков документов используются два формата бумаги – А4 и А5. Форматы бумаги установлены ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы» и имеют размеры (в мм):

ГОСТ устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке:

• угловой (реквизиты располагаются в верхнем левом углу)
• продольный (вдоль верхнего поля документа)

Например:

Бланк письма с угловым расположением реквизитов

РОСАРХИВ

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт

Но и существенным образом отразились на методах и технологиях управления ими, организации соответствующего информацион­ного обеспечения. По указанным причинам та область управлен­ческой деятельности, которая связана с подготовкой, обработкой и использованием документов (документационное обеспечение управления), также должна была претерпеть объективно необхо­димые изменения как в части методологии, так и в сфере методи­ческой поддержки конкретных практических действий по работе с документами.

В этом отношении своевременными были принятие и реализа­ция решения о разработке и введении в действие национального стандарта ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Положения этого стандарта являются методологической основой создания и эффективного применения систем управления доку­ментами безотносительно к конкретным условиям реализации обеспечиваемой управленческой деятельности и используемых технологий обработки документов вне зависимости от видов но­сителей и форм представления информации.

Кроме того, существенное влияние на организацию докумен-тационного обеспечения управления оказало интенсивное разви­тие компьютерных и телекоммуникационных систем и техноло­гий.

С учетом этого возникла необходимость подготовки учебника, материал которого отражал бы указанные изменения в методоло­гическом и технико-технологическом обеспечении работы с доку­ментами.

Материал учебника дополнен компьютерными тестами по каж­дому крупному разделу, особенности использования которых опи­саны в приложении. Тестирующая программа и тесты находятся на прилагаемом к учебнику диске.

ЛЕКЦИЯ 1

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Документ и его характеристики

Под документом понимается зафиксированная на материаль­ном носителе идентифицируемая информация, созданная, полу­ченная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или де­ловой деятельности. При этом важнейшей характеристикой доку­мента является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличи­ем соответствующих реквизитов.

Документы содержат информацию, являющуюся одним из ви­дов ресурсов организации (наряду с материальными, финансо­выми, кадровыми и др.), обеспечивающих возможность реализа­ции управленческой деятельности. Документы необходимы для:

• 
  осуществления эффективной и упорядоченной деятельно­сти организации, подразумевающей необходимую ответ­ственность;
• 
  формирования и документального фиксирования органи­зационных и управленческих решений;
• 
  обеспечения согласованности управленческой и админи­стративной деятельности;
• 
  обеспечения непрерывности деятельности организации в условиях чрезвычайных ситуаций;
• 
  соблюдения требований нормативно-правовых актов, регу­лирующих сферу деятельности организации во всех ее про­явлениях;
• 
  обеспечения защиты и поддержки при возможных судеб­ных разбирательствах, связанных с деятельностью органи­зации;
• 
  защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;

• 
  обеспечения и документального фиксирования достиже­ний и разработок и соответствующих прав на интеллекту­альную собственность организации и ее сотрудников;
• 
  документального фиксирования доказательств осуществле­ния деловой, личной и общественной деятельности орга­низации и ее сотрудников во всем ее многообразии и отли­чительных особенностях;
• 
  формирования и сохранения корпоративной, индивидуаль­ной памяти, памяти общества.

Законодательно установлено, что документы и массивы доку­ментов, будучи информационными ресурсами, являются объекта­ми отношений физических, юридических лиц, государства и защи­щаются законом наряду с другими ресурсами. Кроме того, доку­ментирование информации - это обязательное условие включения ее в информационные ресурсы.

Сохранять созданные документы необходимо для:

а) обеспечения преемственности и согласованности действий при принятии как текущих управленческих решений, так и оценкиих будущих последствий и разработки соответствующих решений посредством:

• 
  сохранения информации о принятых в прошлом и настоя­щих управленческих решениях и реализуемых видах дея­тельности (как части корпоративной памяти) в целях ин­формационного обеспечения решений и деятельности в настоящем и будущем ;
• 
  сохранения доказательств прошлой и настоящей деятель­ности для соблюдения подотчетности;

б) соответствия требованиям нормативно-правовых актов путем обеспечения документирования, разъяснения и внедрениянормативной базы, применимой к управлению документами с учетоособенностей деятельности организации;

в) соответствия текущим и будущим потребностям заинтересованных лиц посредством:

• 
  идентификации обоснованных законом интересов, кото­рые заинтересованные лица (сотрудники, деловые парт­неры, клиенты и другие лица) могут иметь в отношении со­хранения документов в течение более длительного срока, чем это необходимо самой организации. В состав заинтере­сованных лиц могут входить и те, кому организация должна предоставлять доступ к своим документам в целях подот­четности (аудиторы, регулирующие органы власти, органы следствия, архивные органы или исследователи);

• 
  идентификации и оценки правовых, финансовых, полити­ческих, социальных или других результатов от сохранения документов для соблюдения интересов исследователей и общества в целом;
• 
  соблюдения законодательно обоснованных требований со­ответствующей архивной организации.

Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблю­дения требований нормативно-правовых актов и обеспечения не­обходимой подотчетности организации должны создавать и сохра­нять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в течение требуемо­го времени.

Документ считается аутентичным, если можно доказать, что он является тем, чем претендует быть, о чем свидетельствует досто­верность значений его реквизитов, в частности, что он был создан или отправлен лицом, действительно создавшим или отправившим его; а также был создан или отправлен в то время, которое обозна­чено. Термин «аутентичный документ» равнозначен термину «под­линный документ».

Достоверным (надежным) является документ, содержание ко­торого можно считать полным и точным представлением отобра­жаемых решений, деятельности или фактов и который как след­ствие безусловно может быть использован в последующих реше­ниях или деятельности.

Целостность документа определяется его полнотой и неизмен­ностью.

Пригодным для использования является документ, для которого можно определить его местонахождение (локализовать), получить к нему доступ, воспроизвести и интерпретировать. При воспроиз­ведении он должен напрямую связываться с деятельностью или решением , в результате которых он был создан.

Документ имеет содержание, контекст и структуру.

Структура - это внешний вид и расположение частей содер­жания (например, вид носителя, формат хранения, организация данных, расположение реквизитов, используемые шрифты, при­мечания, таблицы и т.д.), а также наличие в документе связей с другими документами (гиперссылок).

Контекст {внешняя среда) - это содержащаяся в документе или сопровождающая его информация, описывающая связи докумен­та с деятельностью организации и с другими документами. Это данные о самом документе (например, заголовок, автор, дата со­здания), о создателе и целях создания документа (например, об управленческой функции или деятельности, учреждении-создате­ле), об использовании документа (кем, когда, почему).

Описание упомянутых компонентов документа осуществляется в виде так называемых метаданных, которые также содержат дан­ные, связанные с управлением документами. Таким образом, к метаданным относятся не только реквизиты (элементы оформле­ния) документа, но и данные, сопровождающие документ (напри­мер, содержащиеся в регистрационно-контрольных журналах, учетных картотеках).

Различаются метаданные о: самом документе; принципах и пра­вилах управленческой деятельности; лицах, участвующих в про­цессе управления и документационного обеспечения управления; управленческой деятельности и ее процессах; процессах докумен­тационного обеспечения управления.

Управление документами

Управление документами определяется как область деятельно­сти, включающая эффективный и систематический контроль со­здания, получения, сохранения, использования и отбора (переда­чи) документов, в том числе процессы включения в систему и со­хранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой и управленческой деятельности организации.

К управлению документами относятся:

• 
  принятие основных организационных положений, направ­лений развития и стандартов в сфере управления докумен­тами;
• 
  распределение ответственности и полномочий по управле­нию документами в организации;
• 
  установление и распространение детальных процедур и ру­ководящих указаний по управлению документами;
• 
  предоставление услуг, относящихся к управлению доку­ментами и использованию документов (в целях удовлетво­рения потребностей и защиты интересов организации и ее клиентов);
• 
  проектирование, внедрение и администрирование специа­лизированных систем для управления документами;

интегрирование управления документами в управленче­ские системы и процессы.

Стратегия управления документами основывается на разработке и принятии основных организационных положений, направлений развития и стандартов, процедур и практики , а также на проекти­ровании и внедрении систем управления документами в соответ­ствии с потребностями организации и требованиями нормативно-правовых актов.

Стратегия управления документами в организации должна со­держать как стратегию документирования деятельности организа­ции (какие документы требуются; когда, как и где они должны быть включены в систему), так и стратегию внедрения соответству­ющей системы управления документами.

Организации следует устанавливать, документально фиксиро­вать, поддерживать и распространять основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и прак­тику управления документами с тем, чтобы обеспечить необходи­мые для своей работы свидетельства, подотчетность и информацию о своей деятельности.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами долж­ны иметь результатом официальные документы, обладающие ау­тентичностью, достоверностью, целостностью и пригодностью для использования.

Деятельность в области управления документами

Организации должны определять и документально фиксировать основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практику (в целом политику) управления документами. Цель этого - создание и управление аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способными поддерживать управленческую и основную деятель­ность в течение необходимого времени. Организации необходимо обеспечить информирование о перечисленных действиях на всех организационных уровнях.

Основные организационные положения, направления развития, стандарты, процедуры и практика управления документами долж­ны быть приняты и одобрены на самом высоком уровне принятия управленческих решений и распространены во всей организации. Следует распределить ответственность за их соблюдение.

Упомянутые компоненты организации управления документа­ми разрабатываются на основе анализа управленческой деятель­ности. В них определяются области, в которых нормативно-пра­вовые акты, стандарты и практические рекомендации в наиболь­шей степени применимы к созданию документов, связанных с деловой деятельностью. При этом организации должны учитывать особенности своей основной деятельности, а также экономические аспекты. Организацию управления документами необходимо ре­гулярно пересматривать с тем, чтобы обеспечить отражение ею изменяющихся требований управленческой деятельности.

Ответственность и полномочия по управлению документами

Управление документами осуществляется как работниками, управляющими документами , так и другими лицами, создающими или использующими документы в процессе своей деятельности. В связи с этим возникает необходимость определить ответствен­ность в отношении документов и распределить ее между отдель­ными сотрудниками организации.

Обязанности и полномочия в области управления документами следует распределять между следующими сотрудниками организа­ции:

• 
  управляющие документами;

• 
  специалисты в области информационных систем и техно­логий;

• 
  руководство организации;
• 
  руководители подразделений;
• 
  системные администраторы;

• 
  другие сотрудники, для которых создание документов яв­ляется частью их работы.

Распределять обязанности и права по управлению документами и информировать об этом всех сотрудников организации требует­ся для того, чтобы в случае определения конкретной необходимо­сти создания документов и их дальнейшей обработки было ясно, кто ответствен за осуществление соответствующих действий.

Важнейшей целью определения ответственности, полномочий и взаимоотношений в области работы с документами является раз­работка и реализация системы правил по управлению документа­ми. Правила:

Требуют от сотрудников создания документов в соответ­ствии с управленческими потребностями и процессами,

т.е. адекватно фиксировать в документах управленческую деятельность, в которой они участвуют;

• 
  гарантируют, что информационные системы и технологии, обеспечивающие управленческую деятельность, создают соответствующие документы;
• 
  гарантируют обеспечение сохранности документов в тече­ние всего периода их полезного применения не только са­мой организацией, но и внешними заинтересованными сторонами (архивные учреждения, исследователи, аудито­ры);
• 
  гарантируют, что документы уничтожаются или передают­ся на хранение только в соответствии с установленной про­цедурой.

Ответственность по управлению документами включает следу­ющие положения:

• 
  особая ответственность и подотчетность в области управле­ния документами возлагается на руководящее лицо, обла­дающее необходимыми полномочиями внутри организа­ции;
• 
  ответственность руководящих работников заключается в поддержке применения основных организационных поло­жений, направлений развития, стандартов, процедур и практики управления документами во всей организации;
• 
  специалисты в области управления документами ответст­венны за все компоненты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранение доку­ментных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение всех сотрудников организации управ­лению документами и эксплуатации документных систем в индивидуальной практической деятельности;
• 
  системные администраторы ответственны за обеспечение того, чтобы все документы при их востребовании и исполь­зовании персоналом организации содержали точную ин­формацию, были доступными и удобочитаемыми;
• 
  все сотрудники организации ответственны и подотчетны за создание и сохранение целостных , достоверных, аутентич­ных, пригодных для использования документов, отража­ющих их деятельность.

Таким образом, высшее руководство организации несет наи­большую ответственность за обеспечение эффективного управления документами. Оно способствует соблюдению процедур управ­ления документами во всей организации.

Специалисты по управлению документами устанавливают в ор­ганизации единую политику управления документами, процедуры и стандарты, а также обеспечивают внедрение процессов управле­ния документРуководители подразделений ответственны за обеспечение того, чтобы их сотрудники осуществляли создание и хранение докумен­тов, что является неотъемлемой частью их работы, в соответствии с установленными процедурами и стандартами.

Все сотрудники организации, которые создают, получают и хра­нят документы в процессе их повседневной работы, должны делать это в соответствии с установленными процедурами и стандартами. И если в управлении документами организации задействованы временные работники, важно обеспечить соблюдение ими соот­ветствующих процедур и стандартов.

Система управления документами

Управление документами в организации должно включать со­здание, применение и администрирование специальных систем, интегрированных с системой управления и управленческими про­цессами.

Такое управление осуществляется в рамках системы, носящей название «документная система» или «система управления доку­ментами» и определяемой как информационная система, которая обеспечивает сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Система управления документами должна обладать следу­ющими свойствами:

• 
  обеспечение аутентичности, надежности, целостности до­кументов, а также их пригодности для использования;
• 
  обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять созда­ние, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;
• 
  обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;
• 
  обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);

• 
  обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах , всех видов носителей информации.

Система управления документами должна реализовывать сле­дующие функции:

• 
  включение документов в систему управления документами;
• 
  регистрацию;
• 
  классификацию;
• 
  доступ и защиту;
• 
  хранение и обеспечение сохранности документов;
• 
  использование документов, контроль их движения и ис­пользования;
• 
  экспертизу ценности документов;
• 
  отбор (передача) документов на хранение или уничтоже­ние.

Создание и применение систем управления документами, от­вечающих управленческим потребностям и нормативным требо­ваниям, может включать:

• 
  проектирование систем управления документами;
• 
  документирование систем;
• 
  обучение сотрудников организации;
• 
  преобразование документов в новые системы управления документами;
• 
  установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;
• 
  определение сроков хранения документов, имеющих дли­тельную ценность.

При принятии решений, связанных с проектированием и внед­рением систем управления документами, следует принимать во внимание уже существующие в организации системы.

При создании и применении систем управления документами необходимо учитывать следующие требования, определяющие, что система должна:

• 
  обладать функциональными характеристиками, позволяю­щими выполнять и поддерживать процессы управления до­кументами;
• 
  обеспечивать документирование операций с документами, что предполагает полное и точное документальное фикси­рование всех операций, произведенных с отдельным доку­ментом или связанных с конкретным документом;

• 
  обеспечивать присвоение документам сведений об их структуре и целостности, авторизованном контроле стату­са, связях с другими документами (так называемых мета­данных);
• 
  обеспечивать ведение протоколов контроля системных процессов, в которых подробно фиксируются производи­мые с отдельным документом действия ;
• 
  обеспечивать надежные и эффективные средства хранения и физической защиты документов;
• 
  обеспечивать неизменность свойств документов (аутентич­ность, надежность и пригодность для использования) при любых изменениях в системе (изменение форматов хране­ния и представления, переход на новую программно-аппа­ратную платформу, замена или расширение прикладных программ и т.п.) и даже при прекращении ее функциони­рования;
• 
  обеспечивать своевременные, эффективные и безопасные средства доступа, поиска и использования документов;
• 
  обеспечивать эффективные процедуры хранения и, при не­обходимости, уничтожения документов.

2 Понятие документа Документ (от documentum - «образец, свидетельство, доказательство») – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документ (от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство») – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. ГОСТ Р ИСО «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

3 Документирование Документирование – это регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование – это регламентированный процесс записи информации на носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе, в преобразованном виде. Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе, в преобразованном виде. Средства документирования: Средства документирования: простые орудия (ручки, карандаши); простые орудия (ручки, карандаши); механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника); механические и электромеханические (пишущие машинки, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника); средства автоматизации (компьютерная техника с соответствующим ПО). средства автоматизации (компьютерная техника с соответствующим ПО).

4 Характеристики документа Аутентичность. Документ является аутентичным, если он был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, в то время, которое обозначено в документе. Документ является аутентичным, если он был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это, в то время, которое обозначено в документе. Достоверность. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемой деятельности или фактов и которому можно доверять в последующей деятельности. Достоверным является документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемой деятельности или фактов и которому можно доверять в последующей деятельности. Целостность. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Целостность документа определяется его полнотой и неизменностью. Пригодность для использования. Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать. Пригодным для использования является документ, который можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать.

5 Функции документа Общие функции документа: Общие функции документа: информационная; информационная; социальная; социальная; коммуникативная; коммуникативная; культурная. культурная. Специальные функции документа: Специальные функции документа: управленческая; управленческая; правовая; правовая; историческая. историческая.

6 Классификация документов по типу носителя – электронные, бумажные; по типу носителя – электронные, бумажные; по структуре – формализованные, неформализованные; по структуре – формализованные, неформализованные; по сфере деятельности – научные, конструкторские, технические, управленческие, производственные; по сфере деятельности – научные, конструкторские, технические, управленческие, производственные; по назначению – организационные, распорядительные, учетные, справочные и др.; по назначению – организационные, распорядительные, учетные, справочные и др.; по типу содержания – текстовые, графические, мультимедийные и др.; по типу содержания – текстовые, графические, мультимедийные и др.; по направлению передачи – входящие, исходящие, внутренние. по направлению передачи – входящие, исходящие, внутренние.

7 Системы документации Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: Система документации – совокупность всех документов, взаимосвязанных по признакам: происхождения, происхождения, назначения, назначения, вида, вида, сферы деятельности, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. единых требований к их оформлению. Системы документации предназначены для документирования той или иной управленческой функции. Системы документации предназначены для документирования той или иной управленческой функции.

8 Системы управленческой документации организационно-правовая документация; организационно-правовая документация; плановая; плановая; распорядительная; распорядительная; отчетная; отчетная; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению кадрами; финансовая документация; финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация; договорная документация; документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия. документация, отражающая основную деятельность организации или предприятия.

9 Унифицированная система документации Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимосвязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. Цели создания УСД: Цели создания УСД: 1)Обеспечение экономической эффективности и гарантированного уровня качества информации на всех этапах обработки документов. 2)Совершенствование и уменьшение разнообразия содержания и форм документов.

10 Международная деятельность в области стандартизации документов ТК 46 «Документация» ТК 46 «Документация» ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации»; ТК 97 «Вычислительные машины и обработка информации»; ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» ТК 154 «Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности» В 2007 г. стартовал проект «Система менеджмента документов» (120 специалистов из 40 стран). Цель – «Предложить организациям стратегический подход к использованию информационных ресурсов в качестве деловых и коммерческих активов и хранилищ знаний».

11 Требования к УСД Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; Документы, входящие в состав УСД, должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; УСД должна обеспечить информационную совместимость ЭИС различных уровней; все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов. все документы, входящие в состав разрабатываемой УСД, и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

12 Направления унификации Унификация структуры Унификация содержания Унификация оформления наличие трех частей документа; наличие трех частей документа; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; общий состав реквизитов заголовочной и оформляющей частей; стандартные размеры носителя и полей документа; стандартные размеры носителя и полей документа; расположение реквизитов документа. расположение реквизитов документа. использование стандартизованной профессиональной лексики; использование стандартизованной профессиональной лексики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований деловой стилистики; соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. соблюдение требований к идентификации документов и обеспечению их юридической силы. эргономические характеристики документов; эргономические характеристики документов; информативность форм представления данных; информативность форм представления данных; единообразие оформления однотипных документов. единообразие оформления однотипных документов.

14 Класс УСД Код ОКУД Организационно-распорядительная документация Первичная учетная документация Расчетно-денежная документация Финансовая, первичная, отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций Отчетно-статистическая документация Документация по ценообразованию Документация по материально-техническому снабжению Документация по торговле Документация по внешней торговле Проектная документация по капитальному строительству Единая система конструкторской документации (ЕСКД) Единая система технологической документации (ЕСТД) Единая система технической подготовки производства (ЕСТПП) Документация по социальному обеспечению Документация по изобретениям и открытиям

15 Унифицированная система организационно- распорядительной документации ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительных документов. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительных документов. Требования к оформлению документов» Постановление Правительства Российской Федерации от «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и др. Постановление Правительства Российской Федерации от «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и др. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от

17 Классы организационно- распорядительных документов Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия. Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. К распорядительной относится документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности объекта управления. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.

18 Виды распорядительных документов с точки зрения принятия решений Документы, издаваемые коллегиально Документы, издаваемые единолично Типы документов Постановления, решения Приказ, распоряжение Уровень принятия решений Федеральное правительство, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления АО Федеральные министерства, администрации субъектов РФ, руководители предприятий Преимущест ва Повышается согласованность принимаемых решений Обеспечивается оперативность, повышается ответственность

19 Структура ОРД Формализованный документ Неформализованный документ Особенности типовой состав и расположение реквизитов; типовой состав и расположение реквизитов; стандартное оформление реквизитов; стандартное оформление реквизитов; использование бумаги стандартных размеров использование бумаги стандартных размеров малое количество типовых реквизитов; малое количество типовых реквизитов; многостраничные документы; многостраничные документы; наличие текстовой, табличной, графической информации. наличие текстовой, табличной, графической информации. Виды Все документы, закрепленные в УСД Обзоры, отчеты, рефераты

20 Состав реквизитов ОРД 01 Государственный герб РФ 02 Герб субъекта РФ 03 Эмблема организации или товарный знак 04 Код организации 05 Основной государственный регистрационный номер юр. лица (ОГРН) 06ИНН/КПП 07 Код формы документа 08 Наименование организации 09 Справочные данные об организации 10 Наименование вида документа 11 Дата документа 12 Регистрационный номер документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 Место составления или издания документа 15Адресат

21 Состав реквизитов ОРД 16 Гриф утверждения документа 17Резолюция 18 Заголовок к тексту 19 Отметка о контроле 20 Текст документа 21 Отметка о наличии приложения 22Подпись 23 Гриф согласования документа 24 Визы согласования документа 25 Оттиск печати 26 Отметка о заверении копии 27 Отметка об исполнителе 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 29 Отметка о поступлении документа в организацию 30 Идентификатор электронной копии документа
23 Задачи службы ДОУ Документирование принимаемых управленческих решений Документирование принимаемых управленческих решений Получение, сортировка и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями Получение, сортировка и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений в соответствии с их полномочиями Контроль исполнения документов, анализ качества и сроков исполнения Контроль исполнения документов, анализ качества и сроков исполнения Организация хранения, поиска и выдачи документов. Организация хранения, поиска и выдачи документов.

24 Объем документооборота в год Организационные формы службы ДОУ Тип предприятия, организации документов Управление делами Администрация Президента РФ, РБ, Правительство РФ, РБ 4 класс 3 класс 2 класс 1 класс 100 000 документов Управление делами Администрация Президента РФ, РБ, Правительство РФ, РБ 4 класс 3 класс 2 класс 1 класс">

25 Перечень структурных подразделений службы ДОУ Подразделение по рационализации делопроизводства системы управления предприятием Подразделение по рационализации делопроизводства системы управления предприятием Подразделение по приему и отправке корреспонденции Подразделение по приему и отправке корреспонденции Подразделение по контролю исполнения Подразделение по контролю исполнения Архив Архив Машинное бюро с корректорской группой Машинное бюро с корректорской группой

26 Должностной состав службы ДОУ РуководителиСпециалисты Вспомогательно- технические работники Зав. службой ДОУ Зав. службой ДОУ Зав. протокольным сектором Зав. протокольным сектором Начальник секретариата Начальник секретариата Зав. архивом Зав. архивом Документовед Документовед Помощник руководителя Помощник руководителя Архивист Архивист Референт Референт Редактор Редактор Инспектор Инспектор Корректор Корректор Секретарь Секретарь Экспедитор Экспедитор Делопроизводитель Делопроизводитель Машинистка Машинистка Стенографистка Стенографистка Курьер Курьер Оператор оргтехники Оператор оргтехники

27 Нормативные документы для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов работ Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления.

Еще рефераты, курсовые, дипломные работы на эту тему:

Психодиагностика. Конспект лекций лекция. Истоки психодиагностики психодиагностика: конспект лекций
Психодиагностика конспект лекций.. а с лучинин..

Конспект лекций по дисциплине экономика недвижимости
Государственное бюджетное образовательное учреждение.. высшего профессионального образования.. уральский государственный экономический университет..

Конспект лекций управление персоналом история развития науки управления персоналом
История развития науки управления персоналом.. Современные теории управления..

Понятие управления. Виды управления. Управленческий труд и его особенности. МОДЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ. ПОДХОДЫ К УПРАВЛЕНИЮ
Основатель Ф У Тейлор В г выпустил первую печатную работу которая.. Основная идея используя замеры и наблюдения за работой исполнителей можно оптимизировать технологию выполнения работ..

Конспект лекций по дисциплине Корпоративное управление Экономика и управление на предприятии
Федеральное агенство по образованию.. Министерство образования и науки РФ.. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования..

Общая психопатология. Психиатрия: конспект лекций
Психиатрия конспект лекций.. Текст предоставлен литагентом http litres ru..

Архитектурное материаловедение
Конспект лекций по курсу Архитектурное материаловедение. ФГОУ ВПО Южный федеральный университет.. институт Архитектуры и искусств.. Кафедра инженерно строительных дисциплин..

История мировых религий: конспект лекций история мировых религий. Религия как феномен культуры классификация религий
История мировых религий конспект лекций.. с ф панкин..

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)
Рассмотрим основные операции, проводимые СДОУ: Учётно-справочная работа и регистрация документов. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений. Проверка.. Для этого необходимо чёткое организационное построение СДОУ, предпочтение более рациональной формы работы с..

Конспект лекций по дисциплине корпоративное управление экономика и управление на предприятии
Федеральное агенство по образованию.. министерство образования и науки РФ.. государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования..

0.056

Курс лекций по дисциплине "Документационное обеспечение управления для студентов специальности "Экономика и бухгалтерский учет(по отраслям) состоит из:

Введение. Понятие о «документе», «документировании», «документационном обеспечении управления

Тема: Документирование управленческой деятельности

Тема: Система организационно-распорядительной документации

Тема: Договорно-правовые отношения

Тема: Документы по внешнеэкономической деятельности

Тема: Организация работы с документами

Тема: Составление личных документов

Перечень основной литературы

Скачать:

Предварительный просмотр:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧЕРЕЖДЕНИЕ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

«БРЮХОВЕЦКИЙ АГРАРНЫЙ КОЛЛЕДЖ»

Курс лекций

по учебной дисциплине ОП.04. «Документационное обеспечение управления»

для специальности 38.02.01

Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)

преподаватель экономической дисциплины.

ГБПОУ КК «БАК»

2015 г.

Введение. Понятие о «документе», «документировании», «документационном обеспечении управления»………………….2

Тема: Документирование управленческой деятельности………..4

Тема: Система организационно-распорядительной документации……………………………………………………….7

Тема: Договорно-правовые отношения……………………….….17

Тема: Документы по внешнеэкономической деятельности…….23

Тема: Организация работы с документами………………………27

Тема: Составление личных документов………………………….31

Перечень основной литературы…………………………………..35

Введение. Понятие о «документе», «документировании»,

«документационном обеспечении управления».

Вопросы:

1. Понятие о «документе», «документировании», «документационном обеспечении управления»
2. Специфика деловой переписки.
3. Связь дисциплины «ДОУ» с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Вопрос №1

Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной реальности (родился, умер и другое) и мыслительной деятельности человека.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) – понимается – деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организационной работы с документами в процессе осуществлении ими управленческих функций.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вопрос №2

Вся коммерческая деятельность соткана из документов – сообщений запросов, предложений, заказов, рекламации и другие. Вот почему деловой переписки должно уделяться соответствующее внимание.

Специфика деловой переписки в условиях рынка:

1. Носит нацеленный характер , т.е. организует и подает информацию так, чтобы обеспечить своевременное получение искомых данных и отбор перспективных связей.
2. Элементы деловой переписки должны встраиваться в систему делопроизводства, позволяющую вести действительный учет и контроль.
3. Необходимо соблюдение норм и традиций , сложившихся в области делопроизводства.

Все это накладывает отпечаток на стиль деловых писем. Они должны быть точными, лаконичными и обоснованными. А для этого необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Упорядоченность содержания – обеспечивает простоту и скорость усвоения его теми, кому направляется документ.
2. Деловитость – краткость, ясность, полезность последовательность предложений, без поэтизмов и архитектурных излишеств.(пример: «имею честь сообщить…»)
3. Официальность тона, исключающая преувеличенную вежливость. (пример: «ваш покорный слуга…»)

Вопрос №3

Дисциплина «Документационное обеспечение управления» базируется на знаниях, умения и навыка, полученных студентами при изучении социально – экономических дисциплин таких как, «Основы права», «Основы экономической теории», «Основы социологии и политологии», а так же дисциплин общепрофессионального цикла: «Правовое обеспечение профессиональной деятельности», «Экономика организации», «Маркетинг», и другие.

Вопросы для самоконтроля:

1. Дать определение документу.
2. Что понимается под документационным обеспечением управления?
3. В чем заключается специфика деловой переписки?
4. Перечислить и охарактеризовать принципы деловой переписки.
5. Связь дисциплины «Документационное обеспечение управления» с другими дисциплинами общепрофессионального и специального циклов.

Тема: Д окументирование управленческой деятельности.
Вопросы:
1) Государственная система документационного обеспечения управления.
2) Понятие систем документации: функциональные и отраслевые системы документации.
3) Унификация и стандартизация управленческих документов.
1 . Для более чёткой и оперативной работы аппарата- управления, внедрение в практику опробированных форм и методов документационного обеспечения управления, введена государственная система документационного обеспечения управления(ГСДОУ).
ГСДОУ- представляет собой свод правил, нормативов по ведению документационного обеспечения управления (.ДОУ), начиная с поступления или создания документа, до сдачи его в архив.

Нормативная база ДОУ включает:
1) Указы и распоряжения Президента РФ, постановление и распоряжение Правительства РФ.
2) Нормативно-правовые акты Федеральных органов, исполнительной власти(министерства, комитеты, службы и т.д.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера.
З) Нормативно-правовые акты органов исполнительной и представительной власти субъектов РФ и их
территориальных образований, регламентирующих ДОУ местного характера.
4) Организационно-распорядительные документы (ОРД).
5) Государственная система документационного
обеспечения управления (ГС Д ОУ).
6) Государственные стандарты по вопросам ДОУ.

7) Унифицированную систему документации(УСД).
8) Общероссийские классификаторы технико-
экономической, социальной информации.
9) Нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда.
10 ) Нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов.

2 . Государственную систему документации можно классифицировать по следующим признакам:
1) Функциональному;
2) Отраслевому.

Функциональная система документации- определяются те, которые в том или ином объёме прису щ и всем
организациям: бухгалтерская, кадровая , архивная,
организационная.
Отраслевая система документации- определяются те, которые присущи только определённым группам
организации, связанных единством хозяйственной
деятельности: медицинская, учебная, научно-
исследовательская и др.

3. Унификация документов заключается в
установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унифицированная система документации(УС Д )- это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Было унифицировано свыше 3500 форм плановых, учётных, финансовых и других документов, сведённых в общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из
унифицированных систем документации(УСД) и местом документа внутри этой системы.

Коды форм по ОКУД проставляются в верхней части документа.

Документы должны соответствовать требованиям ГОСТ Рб.3О-2003 называется « Унифицированная система ОРД. Требованиям к оформлению документов » и основные положения государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ).

Стандартизация - это процесс установления и применения правил, с целью упорядочения деятельности в данной области, для достижения всеобщий экономии с соблюдением функциональных условий и требований безопасности.

Вопросы для самоконтроля:
1)Государственная Система Документационного
Обеспечения Управлением представляет собой...?
2)Что включает в себя нормативная база ДОУ?
3)Охарактеризовать функциональную систему
документации...?
4)Что представляет собой отраслевые системы
документации?
5)Понятие УСД?
б)Стандартизация представляет собой..?

Тема: Система организационно – распорядительной документации.

Вопросы:

1. Унифицированная система документации (УСД). Госты на ОРД. Требования к оформлению документов.
2. Классификация ОРД: организационные документы, распорядительные документы информационно – справочные документы, служебные письма.
3. Организационные документы: устав, положение, правила, инструкции.
4. Распорядительные документы: приказы по основной деятельности предприятия, приказы по личному составу, постановления, решения, распоряжения.
5. Справочно – информационные документы: справки, докладные записки, акты, протоколы.
6. Служебные письма, классификация писем, структура и реквизиты делового письма. Язык и стиль деловой корреспонденции.

Вопрос№1

Требования по оформлению документов установлены ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированной системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов»

Положение стандарта определяет:

1. Состав реквизитов документов.
2. Требования к оформлению реквизитов документов.
3. Требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 принят постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года ст. №65, а введен в действия 1 июля 2003 года.

Положение Госстандарта распространяются на ОРД относящиеся к унифицированной системе ОРД (УСОРД), включенный в классе 0200000 общероссийского классификатора управленческой деятельности (ОКУД).

Вопрос №2

Вся ОРД классифицируется на 4 группы:

1. Организационные документы.
2. Распорядительные документы.
3. Справочно – информационные документы.
4. Служебные письма.

Вопрос№3

В организационные документы входят: устав предприятия, положение, инструкция, правила.

Устав – правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия или организации.

Положение – правовой акт определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы предприятия или структурного подразделения.

Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил регулирующих основные стороны предприятия.

Правила – правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, предъявляемых сотрудникам организации.

Инструкция – структура текста должностной инструкции.

Включает:

1. Общие положения.
2. Функция работника.
3. Обязанности работника.
4. Права работника.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения работника (связи по должности).
7. Оценка работы.

Формуляр – образец должностной инструкции состоит из реквизитов:

1. Наименование организации.
2. Наименование вида документа – должностная инструкция.
3. Дата документа.
4. Регистрационный номер документа.
5. Место издания документа.
6. Заголовок документа (Р.п)
7. Гриф утверждения.
8. Текст должностной инструкции
9. Подпись автора.

Виды документов:

Все документы подразделяются на 4 вида:

1. По месту составления:

Внутренние и внешние. Подшиваются в дела и составляют номенклатуру дела.

1. По сложности содержания:

Простые и сложные.

1. По форме:

Индивидуальные, составленные по произвольному признаку.

Трафаретные, когда часть документа отпечатана заранее, а часть вписана при его составлении.

Типовые, текст - образец на основе которого составляется документ.

1. По стадиям создания:

Оригинал-документ созданный 1 раз индивидуальным или коллективным автором.

Копия – повторное абсолютно точное воспроизведение оригинала.

Дубликат – вторичный документ после утери оригинала.

Вопрос№4

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующий на основе единоначалия в целях разрешения каких – либо производственных задач.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов деятельности предприятия.

Постановление – правовой акт, применяемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установление норм и правил.

Приказ по основной деятельности предприятий.

Текст приказа состоит из двух частей:

1. Констатирующей.
2. Распорядительной.

Констатирующая часть приказа включает:

1. Заголовок, к тексту отвечающий на вопрос «о чем?» («об изменении оплаты отпусков»), («об изменении графика работы»)

2. В констатирующей части указывается основание для издания приказа.

Основание делится на:

1. Нормативные документы вышестоящих органов.
2. Решение Совета директоров и общих собраний акционеров.
3. Производственная необходимость.

2.Распорядительная часть начинается со слова «Приказываю», которая пишется с новой строки прописными буквами без кавычек, после слова «приказываю» ставится двоеточие.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляется контроль за исполнением приказом в целом.

После составление текста приказа необходимо произвести его согласование и подписание.

Проект приказов могут согласоваться главным бухгалтером, с юрист. консультом и др.должностными лицами. Такое согласование оформляется в виде визы. Виза состоит из следующих элементов: должность визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата.

Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право.

Приказ вступает в силу с момента его подписания. Секретарь – референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников с его содержанием, т.е один экземпляр приказа вывешивается на доске объявления, а другой экземпляр приказа идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников и ответственных за его исполнение сторон.

Приказы по личному составу. (Л/С)

Оформляется перевод, прием и увольнение сотрудников предприятия. Приказы по Л/С группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «Л/С».

Реквизит «заголовок к тексту» приказа по личному составу может быть оформлен следующем образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О переводе».

В приказах по Л/С констатирующая часть отсутствует, вторая, распорядительная часть приказа начинается словами: «Назначить, уволить, перевести»,которые начинаются от границы левого поля. После этих слов следующей строкой указываются ФИО работника (прописными буквами без сокращений) должность, срок увольнения, назначения или перевод, статья ТК.РФ (в случаях увольнения). При приеме на работу указывается оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа) с испытательным сроком или без него.

Приказы по Л/С могут составляться на нескольких сотрудников в независимости от того, принимаются они на работу или увольняются. Состоят из нескольких параграфов или пунктов, каждый из которых касается отдельных сотрудников.

Вопрос№5

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение фактов или событий.

Справка начинается с указанием в И.п ФИО лица, о котором даются сведения. Справка в правом верхнем углу указывает место предоставления справки. Текст состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к её написанию. Во второй части приводят конкретные данные.

Справки бывают внешние и внутренние. Справки, составленные для руководителей организации (внутренняя) подписывает сам составитель. Справки, составленные по указанию вышестоящих организаций подписывает руководитель организации(внешние).

Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер и руководитель. Внешние оформляются на формате А4, а внутренние на листе бумаги. Датой справки является дата её подписания. Справки, удостоверяющие юридические факты (подтверждение места работы, учебы) выдаются по запросам учреждений, составляются на формате А5. Текст заверяют подписью и печатью.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия или вышестоящему органу и содержит обстоятельства изложения какого- либо вопроса с выводом и предложениями.

Докладные записки бывают внутренние и внешние. Докладная записка имеет заголовок к тексту, начинающийся с предлога «о или об». В первой части текста докладной записки(констатирующей) излагаются имевшие место факты или события. Во второй излагают просьбы и предложения.

Внутренняя докладная записка, подаваемая руководителем структурного подразделения, оформляется на листе бумаги и подписывается самим автором.

Реквизиты внутренней докладной записки:

1. Наименование структурного подразделения.
2. Название документа докладной записки.
3. Дата документа.
4. Регистрационный номер.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст докладной записки.
7. Отметка о приложении.
8. Подпись.

Внешняя докладная записка адресуемая выше стоящей организации оформляется на формате А4 или на фирменных бланках. Подписывает руководитель.

Формуляр образец внешней докладной записки:

1. Наименование организации.
2. Название документа.
3. Дата документа.
4. Регистр.
5. Место составления документа.
6. Адресат
7. Заголовок к тексту.
8. Текст.
9. Отметка о наличии приложений.
10. Подпись.

Акты – документ, составляется несколькими лицами или комиссией и подтверждает факты, события.

Акты составляются в самых различных ситуациях и имеют множество разновидностей (акт приема передачи материальных ценностей, акт списания материалов). В заголовке акта следует писать название актируемого факта или события (акт приема-передачи ПВМ).

Акт состоит из двух частей: вводная и констатирующая.

Вводная строится по схеме: основание:

1. Составлен в комиссией в составе.
2. Председатель; должность; ФИО.
3. Члены комиссии: 1,2,3; должность, ФИО.

В констатирующей части излагают цели, задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются основные факты и события. В конце акта могут быть указаны сведения о количествах экземплярах и о месте их нахождения. Акт подписывается председателями и членами комиссии. Для ряда актов по материально- финансовым вопросам необходимо утверждение руководителя и заверение печатью. После чего акт принимает юридическую силу.

Вопрос№6

Служебное письмо – один из важнейших каналов связи предприятия организации учреждения с внешним миром. Через служебные письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии, сопровождаются материальные ценности в пути и т.д.

Классифицировать деловые письма – значит построить классификацию производственной ситуации, вызывающую необходимость переписки.

Деловые письма можно разделить по функциональному признаку на 2 части:

1. Письма, требующие письма – ответа.
2. Письма, не требующие письма – ответа.

К письмам, требующим письма - ответа относятся: письмо – просьба, письмо – обращение, письмо – предложение, письмо – представление и т.д.

К письмам, не требующим ответа, можно отнести: письмо – предупреждение, письмо – напоминание, письмо – приглашение и т.д.

Одним из важнейших документов составляемых руководителем является деловое письмо.

Деловое письмо содержит развернутое сообщение, которое направленно партнеру или другому заинтересованному лицу с целью установления углубление коммерческих связей.

Деловое письмо должно соответствовать определенным требованиям:

1. Пишется на бланках стандартного образцов А4 и А5, подписывается руководителем или его заместителем.
2. Деловое письмо должно вкладываться в специальный конверт, на котором уже указаны реквизиты фирмы.
3. Письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно без грубых помарок и исправлений.
4. Письмо должно излагаться официально – деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию и т.д.

В зависимости от типа письма и его содержания, текст письма может быть простым или сложным.

Простые письма состоят из двух частей: вступление и заключение.

Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: т.е. причина возникновения вопроса и его краткая история, если поводом для составления письма послужил документ, дается ссылка на него.

В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения.

Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и обосновании предлагаемых решений.

В заключении формируется основная часть письма: «Просьба, предложение, напоминание, требование, и т.д.

Заканчивается деловое письмо формулой вежливости(«С уважением к Вам», «Искренне Ваш»). И в конце письма следуют подписи лиц ответственных за его написание.

Формуляр – образец делового письма:

1. Адресат.
2. Заголовок к тексту (состоящий из даты и индекса).
3. Обращение.
4. Основной текст (содержание письма).
5. Формула вежливости.
6. Подпись.
7. Отметка об исполнители.

Каждый вид делового письма имеет свою языковую формулу.

Языковая формула – слово, словосочетание, предложение, организующее основной текст документа и закрепленное за конкретным видом документа.

По языковым формулам «Прошу», «Высылаю», «Подтверждаем» можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

Деловая переписка – письменное сообщение информационного характера, оформленное в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой и электронной связи.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие документы входят в организационную документацию?
2. Должностная инструкция представляет собой…?
3. Из каких разделов состоит текст должностной инструкции?
4. Общие требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности предприятия?
5. Приказы по Л/С и их отличие от приказов по основной деятельности предприятия?
6. Дать определение распоряжению, постановлению и приказу?
7. Что представляют собой справочно – информационные документы: справки, докладные записки, акты?
8. Кто подписывает справки, составленные для руководителей организации и составленные по указанию вышестоящей организации?
9. Из каких частей состоит текст акта?
10. Служебные письма их классификация?
11. Из каких реквизитов состоит формуляр – образец делового письма?
12. Деловое письмо это…?
13. Языковая формула – это…?
14. Деловая переписка представляет собой…?

Тема: Договорно-правовые отношения.

Вопросы:

1. Понятие договора (контракта). Основные разделы контракта.
2. Договор на возмездное оказание услуг.
3. Транспортные договоры, оформление договора транспортной экспедиции.
4. Типовая форма кредитного договора.

Вопрос №1

Коммерческий контракт (договор) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении или регулировании каких-либо отношений.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить, т. е направление оферты (коммерческое предложение). Оферта должна содержать основные условия, предлагаемой сделки (ст.435 ГКРФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептом (соглашением)

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его, и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

Составными частями контракта являются:

1. Название вида и заголовок документа (договор о купле - продажи)
2. Дата;
3. Место составления;
4. Номер (индекс);
5. Наименование сторон (полные названия фирм);
6. Предмет контракта;
7. Условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки;
8. Условия и сроки оплаты;
9. Порядок расчета;
10. Порядок сдачи – приема выполненных работ;
11. Ответственность сторон (штрафные санкции);
12. Гарантии, страхование, форс-мажорные обстоятельства (военные действия, природные явления), т. е это условия, разрешающие переносить срок исполнения договора в случае наступления не зависящих от сторон обстоятельств;
13. Переход права собственности и риска;
14. Порядок разрешения споров (Арбитражный суд г. Краснодара);
15. Юридические адреса сторон (указание почтовых адресов полностью, банковских реквизитов, номера телефонов и факсов);
16. Подписи, должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписание документов);
17. Печать фирм – контрагентов.

Коммерческие договоры хранятся 3 года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним.

Вопрос № 2

Услуга – это работа на заказ, которую не дает самостоятельного продукта. Услуги бывают возмездные и безвозмездные. По договору возмездного оказания услуг исполнитель оказывает услуги, а заказчик оплачивает их.

Правила гл.39 ГК РФ «Возмездное оказание услуг» применяются, как сказано в п.2 ст. 779,к договорам об услугах связи, медицинским, ветеринарным, аудиторским, консультационным, маркетинговым, услугам по обучению, туристическому обслуживанию.

Услуги подлежат оплате в размере, в сроки и на условиях, предусматриваемых договором. Оплата не обязательно в деньгах.

Общим правилом, предусмотренным ст.310 ГК РФ, является недопустимость одностороннего отказа от исполнения обязательств, заказчик согласно п.1 ст.782 ГК РФ в праве отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг. При этом он возмещает фактически понесенные расходы (затраты) если же откажется исполнитель, его обязанность более строгая: полное возмещение убытков, причиненных отказом предоставить обещанную по договору услугу(при этом действует правило ст. 15 ГК РФ).

Вопрос № 3

(ГК РФ гл.41 ст.801 – 806;гл.40 ст.784 - 800)По договору транспортной экспедиции одна сторона – экспедитор – обязуется за счет клиента – грузоотправителя или грузополучателя – выполнить (организовать выполнение) услуг, связанных с перевозкой. Договор возмездный. Согласно абз. 2 п.1 ст.801 ГК РФ договором могут быть предусмотрены обязанности экспедитора организовывать перевозку транспортом и по маршруту, избранному клиентом. Возможно заключение договора перевозки груза, с обеспечением отправки и получения груза экспедитором от своего имени либо от имени клиента. Эти моменты (условия) должны быть четко предусмотрены договором транспортной экспедиции. Обширный перечень дополнительных услуг, которые могут быть оказаны клиенту содержатся в ст.801 ГК РФ. Среди этих услуг: получение требуемых для экспорта и импорта документов, выполнение таможенных процедур и других формальностей, уплата пошлины, сборов, проверка качества и состояния груза. Заключение договора перевозки пассажиров удостоверяется билетом, сдача багажа – квитанцией. Формы этих документов утверждаются в соответствии с правилами транспортного законодательства. Провозная плата определена тарифами, а если утвержденных тарифов нет, - соглашением сторон. В обеспечении оплаты провоза перевозчик имеет право удерживать перевозимые грузы и багаж(п.4 ст. 790 ГК РФ)

Вопрос № 4

(ГЛ.42 СТ.807 ГК РФ 590 – 603)Согласно кредитного договора банк (или другая кредитная организация), кредитор обязуется предоставить денежные средства заемщику. Договором определяются размер, условия кредита, обязательства возврата кредита с уплатой %. Кредитор (банк) должен иметь лицензию на осуществление банковских операций. Договор должен быть в письменной форме. Кредитор может отказаться от предоставления кредита при обстоятельствах, свидетельствующих, что сумма кредита не будет возвращена ввиду веских причин: например, при неудовлетворительной структуре платежного баланса, т.е неплатежеспособному заемщику банк вправе отказать в выдаче кредита и заключении кредитного договора, а если неплатежеспособность выявится позже, договор может быть расторгнут по инициативе кредитора. Предмет кредитного договора – только денежные средства, предоставляемые заемщику на определенное время.

Кредитный договор .

Город _____________________ ___________________

(дата прописью)

(наименование организации кредитора)

В лице ___________________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О)

Действующего на основание ________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

(наименование и адрес организации заемщика)

В лице _____________________________________________________________________________

(должность, Ф.И.О)

Действующего на основании __ ______________________________________________________

(устава, учредительного договора, наложения)

1. Кредитор обязуется предоставить Заемщику кредит на сумму _____________________________________________________________________________

а Заемщик обязуется возвратить полученную сумму и уплатить % на нее.

1. Заемщик обязуется уплатить Кредитору проценты на кредит в размере ______________________________________________________________________________

и в следующем порядке: ________________________________________________________

1. Кредит предоставляется ________________________________________________________

______________________________________________________________________________

указывается либо дата либо предельный срок, не позднее которого предоставляется кредит.

1. Проценты на сумму кредита уплачиваются в следующие сроки:________________________
2. Заемщик обязуется возвратить кредит в следующем порядке: _______________________ ______________________________________________________________________________
3. В случае изменения Центробанком РФ ставки рефинансирования Кредитор вправе в одностороннем порядке увеличить размер % за пользование заемными средствами, предусмотренный п.2 настоящего договора.
4. Кредитор вправе отказаться от предоставления кредита при наличии обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что кредит не будет возвращен Заемщиком в срок.
5. Заемщик вправе отказаться от кредита полностью или частично, уведомив Кредитора до срока его предоставления, указанного в п.3 настоящего договора.
6. Заемщик предоставляет обеспечение возврата кредита.
7. Сумма кредита может быть возвращена досрочно (с согласия кредитора).
8. При просрочке возврата кредита Заемщик должен уплатить % на сумму кредита со дня, когда он обязан был возвратить кредит, и до дня фактического возврата в размере, предусмотренном п.1 ст.395 ГК РФ, безотносительно к уплате % согласно п.2 настоящего договора.
9. Во всем, что не регулировано настоящим договором, стороны будут руководствоваться нормами ГК РФ и др.федеральных законов.
10. Договор составлен в _____________ идентичных экземплярах.

(количество)

1. Адреса и банковские реквизиты сторон:

Кредитор: _____________________________________________________________________

Заемщик: _____________________________________________________________________

Подписи представителей: __________________________________________________________

Печати.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что недопустимо от 31 ГК РФ согласно договора на возмездное оказание услуг?
2. Какие дополнительные услуги могут быть оказаны клиенту, согласно ст.801 ГК РФ договора транспортной экспедиции?
3. Чем удостоверяется, согласно договора транспортной экспедиции, перевозка пассажиров и багажа?
4. Что определяется кредитным договором?
5. Коммерческий контракт представляет собой …?
6. Что такое оферта?
7. Акцепт – это...?
8. Перечислить составные части контракта

Тема: Документы по внешнеэкономической деятельности .

Вопросы:

1. Классификация документации по внешнеэкономической деятельности.
2. Реквизиты коммерческого письма зарубежного образца.
3. Классификация коммерческих писем: запросы от потенциальных клиентов – ответы на запросы. Коммерческое предложение (оферта) – её виды – ответ на оферту (акцепт).

Вопрос№1

Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы (контракты, коммерческие письма), посредством которых осуществляются информационные взаимосвязи контрагентов (продавца и покупателя) на различных этапах внешнеторговой сделки.

В процессе коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и исполнения сделки:

• Документы по подготовке сделки (контрактные документы);
• Документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;
• Коммерческие документы (письма);
• Документы по платежно-банковским операциям;
• Страховые документы;
• Транспортные и транспортно-экспедиторские документы;
• Таможенные документы.

Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, поскольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки – от её подготовки и заключения до завершения исполнения.

Вопрос№2

Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации (ISO) устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации – авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма.

При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

1. Сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);
2. Ссылки на документы отправителя и получателя;
3. Дата;
4. Адрес получателя письма;
5. Указание на конкретное лицо;
6. Вступительное обращение;
7. Краткое содержание письма;
8. Текст письма;
9. Заключительная формула вежливости;
10. Подпись;
11. Ссылка на приложение;
12. Сведения о рассылке копий письма.

Вопрос№3

Под запросом понимается деловое письмо, которое направляется заинтересованной стороной потенциальному партнеру с целью выяснить возможность и условия поставки той или иной продукции.

В таком письме обычно указывается наименование товара, вид, качество, количество, место и срок доставки, порядок платежа и род упаковки.

Послав запрос, заинтересованная сторона ожидает предложение или оферту продавца. Но случается, что надежды не сбываются, иногда она получает краткое письмо, в котором сообщается о невозможности поставки данного товара с мотивировкой отказа. В других случаях покупателю предоставляется коммерческая и техническая документация с обещанием позже направить ему оферту.

Оферта – обозначает письменное заявление продавца о своей готовности заключить сделку с заинтересованным лицом на определенных условиях.

Коммерческое предложение может быть оформлено по-разному, но непременно должно соответствовать ряду требований:

1. Наименование предлагаемого товара.
2. Цена за количество или объем товара.
3. Срок поставки.
4. Способ упаковки и маркировки.
5. Стоимость доставки.
6. Порядок расчетов и условия платежа.

Коммерческое предложение бывает двух видов:

1. Твердое – составляется продавцом для конкретного покупателя с указанием срока, в течение которого продавец связан этим предложением. Если покупатель за это время выразит свое согласие с поступившим предложением, то сделку можно считать заключенной.
2. Свободное – в котором не содержится обязательств со стороны продавца независимо от того, рассылается ли оно одному или нескольким покупателям. Если покупатель принимает предложенные условия, то сделка может быть заключенной.

Как твердое, так и свободное предложение состоит из двух частей:

1. Сначала идет мотивировка данного предложения;
2. Следуют условия будущего договора.

Получив оферту от продавца, покупатель приступает к ее изучению. Результаты такого анализа, охватывающего вид, сорт и качество товара, его цену, сроки поставки и т.д. ложатся в основу заказа, который выдается продавцу и содержит основные пункты предложения:

1. Наименование товара.
2. Объем поставки.
3. Стоимость доставки.
4. Упаковка, маркировка.
5. Порядок платежа.

Получив заказ, поставщик обязан дать ответ покупателю в течение срока, установленного заказом и лишь после подтверждения продавцом предложенных условий заказ приобретает силу контракта.

Разница между контрактом и заказом состоит в том, что от заказа продавец может отказаться без особого ущерба для себя, тогда как при невыполнении контракта в силу вступают штрафные санкции.

Вопросы для самоконтроля:

1. Каково назначение коммерческой переписки?
2. Какие необходимы документы для заключения и выполнения сделки?
3. Какие реквизиты используются при оформлении писем за рубеж?
4. Что понимается под запросом и что ожидает заинтересованная сторона, послав запрос?
5. Какие основные пункты предложения содержатся в заказе?
6. В чем состоит разница между контрактом и заказом?
7. Какому ряду требований должна соответствовать оферта?
8. Какие существуют два вида коммерческих предложений?

Тема: Организация работы с документами.

Вопросы:

1. Основные задачи и функции служб ДОУ
2. Должностной и численный состав служб ДОУ
3. Организация работы с документами: обработка входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов.
4. Контроль исполнения документов. Сроки использования документов.
5. Организация хранения документов: составление номенклатуры дел; формирование и оформление дел.
6. Дела постоянного и временного сроков хранения. Подготовка документов к архивному хранению.

Вопрос №1

Служба ДОУ решает 3 основных комплекса задач:

1. Обеспечение документирования управленческой деятельности
2. Организация работы с документами в учреждениях.
3. Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службами ДОУ, определяют её функции.

1. Задача обеспечение документирования управленческой деятельности.

Она выполняет функции:

1. Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления.
2. Обеспечение изготовления документов, копирование и тиражирование.
3. Контроль качества подготовки и оформления документов.

1. Задача организация работы с документами в учреждениях.

Решаются выполнением следующих функций:

1. Установление единого порядка прохождения документов (документооборот)
2. Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов.
3. Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов.
4. Контроль за исполнением документов.
5. Систематизация документов, обеспечение их хранения и использования.

1. Задача совершенствование форм и методов работы с документами.

Включает в себя функции:

1. Разработку и переработку нормативных, инструктивных методических документов.
2. Методы руководства и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации.
3. Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам ДОУ.
4. Разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота.

Вопрос №2

Согласно нормативным документам работники службы ДОУ по характеру труда делятся на 3 категории: руководители, специалисты, технич. исполнители.

1. Руководители- эта категория включает:

1. Заведующих службой делопроизводства (зав.канцелярией, зав.общим отделом и управлением делами)
2. Завед.протокольным отделом.
3. Начальник секретариата..
4. Зав.архивом.

1. Специалисты. В эту категорию включены:

1. Документовед.
2. Помощник руководителя.
3. Референт.
4. Редактор.
5. Архивист (архивариус)
6. Инспектор.
7. Секретарь руководителя.
8. Корректор.

1. Тех.исполнители. К ним относятся:

1. Экспедитор.
2. Делопроизводители.
3. Машинистки и стенографистки.
4. Технич.секретари.
5. Курьеры.

Вопрос №3

При регистрации документы делятся на 3 основные группы, а именно: входящие, исходящие и внутренние документы.

1. Входящие документы- это документы поступившие в учреждение.
2. Внутренние документы- это документы предназначенные для использования тем учреждением в котором они созданы.
3. Исходящие документы- документы созданные в организации и отправленные адресату, копия которого остается в деле.

Документы в организации регистрируются 1 раз, поступающие (входящие) – в день поступления, создаваемые (исходящие) – в день подписи или утверждения.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации.

Перечень нерегистрируемых документов: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, каталоги, журналы, брошюры, прайс-листы и визитные карты.

Регистрационный номер документа или индекс состоит из:

1. Порядкового номера документа по журналу регистрации.
2. Индекса структурного подразделения.
3. Номер дела по номенклатуре дел.

Регистрация документа – это присвоение документу индекса и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале регистрации.

Существует несколько форм регистрации: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма регистрации – это форма, при которой происходит осуществление всех регистрационных операций в одном месте одним работником.

Децентрализованная – регистрация документов происходит на местах их создания (структурного подразделения)

Смешанная форма регистрации представляет собой регистрацию, при которой часть документов регистрируется централизованно, другая часть – структурным подразделением.

Цели регистрации – обеспечение контроля, учета и поиска документов.

Документы регистрируются в журналах регистрах входящих и исходящих документов, регистрационно – контрольных формах (РКФ) и электронных формах базы данных организации.

В настоящие время существует 3 формы регистрации документов – журнальная, карточная и автоматизированная.

Вопрос №4

Контроль исполнения документа – совокупность действий обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Основная цель контроля – обеспечение исполнения документов, которые по поручению руководителю поставлены на контроль.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что представляет собой классификация документов?
2. Что понимается под делом?
3. По каким признакам группируются документы в дело?
4. Какие требования необходимо соблюдать при оформлении дел?
5. Что входит в задачи архива?
6. Какие документы относятся к долговременным и временным срокам хранения?

Тема: Составление личных документов.

Вопросы:

1. Заявление.
2. Резюме.
3. Автобиография.
4. Расписка.
5. Доверенность.

Вопрос №1

В случае необходимости персонального обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству предприятия или в государственные учреждения составляются документы личного характера, когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся: заявление, резюме, автобиография, расписка, доверенность и т. д.

Текст их может быть произвольным и составляться самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адрес (кому), текст, подпись.

Некоторые формы заявлений могут быть унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление об увольнении.

Вопрос №2

Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, представляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в инофирму.

Резюме содержит: название вида документа, дату, указание фамилии, имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона, тест и подпись.

Тест резюме состоит из следующих разделов:

• Персональные данные,
• Цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент),
• Образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы),
• Опыт работы (краткое содержание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат),
• Дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т.д.),
• Рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Вопрос №3

Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа, текст (краткие сведения о себе в хронологической последовательности), подпись, дату.

АВТОБИОГРАФИЯ 00.00.00 Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1978 г. в г. Москве, в семье научных работников. Отец, Разин Сергей Васильевич, - преподаватель МГПУ, зав. кафедрой программирования. Мать, Разина Екатерина Борисовна, -ведущий инженер НИИАП. В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326 Кировского района г. Москвы. В связи с переменой места жительства в 1988 г. перешла в среднюю школу № 1279 Севастопольского района г. Москвы с углубленным изучением иностранного языка. Получила музыкальное образование по классу скрипки, занималась теннисом. Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив» В 1995 г. поступила на факультет «Управления и делопроизводства» Российского государственного гуманитарного университета. Подпись Н.С. Разина.

Вопрос №4

Расписка – это документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.

Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает:

• Должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо,
• Перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы),
• Подпись давшего расписку.

РАСПИСКА

Вопрос №5

Личная доверенность – это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие реквизиты: назначение вида документа, дату, фамилию, имя, отчество лица, которому выдана доверенность, содержание, подпись доверителя, подпись должностного лица, заверившего доверенность, печать.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что представляет собой заявление и его реквизиты?
2. Автобиография и ее реквизиты?
3. Что такое расписка и ее реквизиты?
4. Из каких разделов состоит текст резюме?
5. Личная доверенность и ее реквизиты?

Перечень литературы.

Основная:
1.В.С. Соколов Документационное обеспечение управления: учебник – 2е издание, М.: ФОРУМ: ИНФРА- М, 2011г.

2.Л.А.Румынина Документационное обеспечение управления 8е издание, М.: Издательский центр «Академия»,2011г.

3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30- 2003, М.: Росархив, 2004г.

4. А.В. Пшенко, Л.А. Доронина Документационное обеспечение управления: практикум - учебное пособие, М.: Издательский центр «Академия», 2014 г.

5.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных комитетов, министерств, ведомств и других учреждений с указанием сроков хранения, М.: Россархив, 2000г

Дополнительная:
6. А.В. Пшенко «Документационное обеспечение управления» Учебное пособие
- М: ФОРУМ: ИНФА - М 2004г.
7. М.Ю. Рогожкин «Делопроизводство в примерах и образцах». М.: МУФЭР,
2003г.
8. В.И. Андреева «Делопроизводство»: практическое пособие/изд. 10-е, переработанное и дополненное. М.: ООО «Управление персоналом», 2005г.
9. М. В. Стенюков Практическое пособие «Документы. Делопроизводство». М.:
«ПРИОР», 1996г.
1 0.А,Э, Петросян «Я к Вам пишу... практическое руководство по деловой переписке» Тверь, 1997 г.