Расходы на подбор персонала: типичные и нетипичные ситуации (Волохова А., Дедич Т.). Если компания сама оплатила проезд и проживание соискателя Отказ оплаты расходов на проезд соискателю

Дата: 20.02.2024

Нередки случаи, когда компании приглашают на вакантные места специалистов из других регионов.При этом работодатель готов возместить расходы соискателя, связанные с проездом к месту собеседования. На какие налоговые последствия возникнут у обеих сторон в результате такого возмещения, государственный советник РФ III класса Юрий Михайлович Лермонтов.

Работодатель пригласил на собеседование гражданина, претендующего на должность «юрист» из другого субъекта РФ. Обязан ли работодатель исчислить и уплатить НДФЛ, в случае если организация при предоставлении проездных документов возместила кандидату расходы на проезд?

Работодатель при возмещении кандидату на должность стоимости проезда до места проведения собеседования обязан исчислить и уплатить НДФЛ.

Обоснование: При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (п. 1 ст. 210НК РФ). Организации, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения организаций в Российской Федерации, которые являются источником выплаты доходов налогоплательщику, обязаны исчислить, удержать у него и уплатить сумму налога (п. 1ст. 226 НК РФ). То есть указанные лица должны исполнить обязанности налогового агента.

При этом рассчитать и перечислить налог необходимо в отношении всех доходов налогоплательщика, которые выплатил налоговый агент. Исключением в данном случае являются доходы, облагаемые в соответствии со статьями 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227, 227.1 и 228 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 226 НК РФ).

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Удержание начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при их фактической выплате либо по поручению плательщика третьим лицам.

При этом удерживаемый налог не может превышать 50 процентов суммы выплаты.

Получается, в вышеуказанной ситуации гражданин получил доход в денежной форме и, следовательно, объект налогообложения НДФЛ присутствует. Таким образом, с суммы возмещения оплаты проезда должен исчисляться НДФЛ. При этом остается нераскрытым вопрос признается ли в данном случае работодатель — налоговым агентом.

Как указал в письмах от 28.10.2010 № 03- 03-06/1/669, от 19.08.2010, № 03-03-06/1/562, от 06.08.2010 № 03-04-06/6-170 оплата работодателем стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте его проведения является доходом, полученным данными лицами в натуральной форме, который подлежит обложению налога на доходы физических лиц в порядке.

В то же время, как разъяснил Минфин России в письме от 22.09.2014 № 03-04-06/47325, в случае самостоятельной оплаты физическим лицом стоимости проезда и проживания в месте проведения собеседования и последующего возмещения организацией указанных расходов должен удерживаться налог на доходы физических лиц с сумм возмещения при его выплате.

Таким образом, работодатель в данном случае будет являться налоговым агентом и должен исчислить и уплатить НДФЛ при возмещении расходов на проезд до места проведения собеседования. Соответственно, соискателю будет выплачена стоимость проезда за вычетом суммы налога.

Выпуск от 19 декабря 2014 года

Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка "Корреспонденция счетов" системы КонсультантПлюс

Ситуация:

Как отразить в учете организации затраты на выплату возмещения стоимости проезда иногородним кандидатам к месту проведения собеседования в целях подбора персонала?

Организация, имеющая обособленное подразделение в другом регионе, с целью отбора кандидата на должность его руководителя организует собеседование по месту нахождения головного офиса. Прибывшим кандидатам компенсируются их затраты на проезд на основании представленных проездных документов путем выплаты денежных средств из кассы организации. Сумма компенсации в текущем месяце составила 15 000 руб. (НДС не выделен в представленных кандидатами проездных документах (автобусных билетах)). Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Корреспонденция счетов:

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Перечень доходов, освобождаемых от налогообложения, содержится в ст. 217 НК РФ. Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность) (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 169 Трудового кодекса РФ).

Однако на момент проведения собеседования кандидаты не состоят в трудовых отношениях с организацией, и участие в собеседовании не является переездом на работу в другую местность. То есть рассматриваемая компенсация проезда под действие вышеприведенной нормы не подпадает. Кроме того, приглашение на собеседование осуществляется не только в интересах организации, поскольку такое собеседование проводится и в интересах физических лиц, претендующих на поступление на работу в данную организацию. Учитывая изложенное, выплата соискателю компенсации проезда является его доходом и подлежит налогообложению НДФЛ. Аналогичные разъяснения даны в Письме Минфина России от 22.09.2014 N 03-04-06/47325, а также в Письме от 30.06.2014 N 03-04-06/31359 (применительно к ситуации, когда организация непосредственно оплачивает проезд кандидату к месту собеседования).

Отметим, что возникновение указанного дохода не зависит от того, будет ли в дальнейшем заключен трудовой (гражданско-правовой) договор с соискателем.

Дополнительно по вопросу обложения НДФЛ оплаты стоимости проезда к месту проведения собеседования кандидатам на вакантную должность см. Практическое пособие по НДФЛ.

Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ организация, в результате отношений с которой физическое лицо получает доход, признается налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае организация обязана исчислить и удержать соответствующую сумму НДФЛ непосредственно из доходов физического лица при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Удержанный НДФЛ организация обязана перечислить в бюджет в срок, установленный п. 6 ст. 226 НК РФ, - в данном случае не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату компенсаций.

Страховые взносы

Выплата компенсации проезда физическим лицам - кандидатам на вакантную должность в организации к месту проведения собеседования производится не в рамках трудовых отношений. Соответственно, такая выплата не является объектом обложения страховыми взносами, предусмотренным ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Порядок ведения кассовых операций

Выплата наличных денежных средств из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам по предъявлении документа, подтверждающего личность кандидатов (п. 6, пп. 6.1 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства").

Бухгалтерский учет

Для расчетов с кандидатами может использоваться счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Бухгалтерские записи по операциям, связанным с выплатой компенсаций соискателям, производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на прибыль организаций

Затраты, связанные с набором работников, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ. Сумма рассматриваемой компенсации может быть учтена при расчете налоговой базы по налогу на прибыль по этому основанию, при условии что выплата компенсации экономически обоснованна и подтверждена документально (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод можно сделать и из Писем Минфина России от 28.10.2010 N 03-03-06/1/669, от 19.08.2010 N 03-03-06/1/562.

	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Сумма компенсации проезда кандидатам включена в состав расходов по обычным видам деятельности	(44)		15 000	Приказ руководителя о выплате компенсации, Бухгалтерская справка-расчет
Отражено удержание НДФЛ (15 000 x 13%)			1950	Регистр налогового учета (Налоговая карточка)
Перечислен НДФЛ в бюджет			1950	Выписка банка по расчетному счету
Отражена выплата компенсации проезда кандидатам (15 000 - 1950)			13 050	Расходный кассовый ордер

Т.Е.Меликовская

Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

Форма справки 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611.

В данном случае исчисляет, перечисляет в бюджет и отчитывается непосредственно физическое лицо — получатель дохода (подп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ). Декларация подается им по месту жительства по форме 3-НДФЛ (п. 3 ст. 228 НК РФ). Налог перечисляется не позднее 15 июля года следующего за отчетным (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Иная точка зрения

Минфин же и раньше придерживался мнения о том, что оплата проезда и проживания кандидата в месте собеседования облагается НДФЛ (письмо от 06.08.2010 № 03-04-06/6-170). В письме ссылались на пункт 1 статьи 210 Налогового кодекса РФ, который предписывает учитывать в налоговой базе по НДФЛ все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы, право на распоряжение которых у него не возникло. Оплата, по мнению Минфина, услуг проезда и проживания производится в интересах кандидата и признается его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, Минфин признал, что такие компенсации стоимости проезда и проживания кандидата в месте собеседования являются облагаемым доходом.

Подводя итог, скажем, что позиция Минфина понятна и обоснована. Если кандидаты оплачивают проезд на собеседование, а компания потом возмещает расходы, то с них понадобится удержать НДФЛ. А если компания оплачивает билеты соискателей и не выплачивает никаких денег, надо сообщить о невозможности удержать НДФЛ в налоговую инспекцию.

Консультант по налогам Ю.В. Голубева, для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Нередко организации проводят мероприятия по подбору персонала во вновь открывающихся региональных отделениях. Окончательное решение о приеме кандидатов принимается после дополнительных встреч и тестирования, для чего кандидаты приглашаются в региональные центры организации. При проведении такого собеседования организация оплачивает проезд и проживание кандидата.
Организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить суммы налога. Исключением могут быть доходы, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со ст. ст. 214.3, 214.4, 214.5, 214.6, 226.1, 227, 227.1 и 228 Налогового кодекса РФ (далее - Кодекс), так указанные статьи регулируются (п. 2 ст. 226 НК РФ).
Как же быть с НДФЛ при оплате за кандидатов стоимости проезда и проживания в месте проведения собеседования?

Если кандидату возмещены его расходы

Если кандидат самостоятельно оплачивает свой проезд и проживание до места собеседования, организация может брать на себя возмещение указанных расходов. При этом она сама уплачивает налог в бюджетную систему.
Организация, удерживает НДФЛ при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ), налогоплательщик получает возмещение за вычетом налога. При этом организация обязана перечислить суммы исчисленного налога не позднее дня фактического получения денег в банке для выплаты кандидату возмещаемых ему расходов (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Кроме того, организация должна представить в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах кандидата и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период налогов. Такие сведения подаются ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом - календарным годом (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Справка. В Налоговом кодексе РФ сказано, что от НДФЛ могут быть освобождены суммы, связанные с проездом на работу в другую местность и возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217). Компенсация же расходов при переезде в другую местность предусмотрена лишь в случае заключения трудового договора (ст. 169 ТК РФ). А для кандидатов эти поездки не являются переездом на работу в другую местность. Расходы, связанные с проездом и проживанием производятся в целях дальнейшего трудоустройства не сотрудника, а только соискателя рабочего места. Таким образом, оплата организацией стоимости проезда и проживания участников собеседования в месте проведения собеседования является доходом кандидата. И этот доход облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Если кандидат использует ресурсы организации

Если организация оплачивает кандидату проезд и стоимость проживания, не выплачивая никаких доходов в денежной форме (например, выдает проездной билет), то у нее нет возможности удержать НДФЛ. В этом случае она обязана не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором произошла оплата (до 31 января следующего года), письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ). Согласно утвержденному Приказу ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ "О порядке предоставления в налоговый орган сведений о доходах физических лиц и сообщении о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц" (далее - Приказ N ММВ-7-3/576) сведения должны быть предоставлены в формате справки 2-НДФЛ. Форма справки 2-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.
В данном случае исчисляет, перечисляет в бюджет и отчитывается непосредственно физическое лицо - получатель дохода (пп. 4 п. 1 ст. 228 НК РФ). Декларация подается им по месту жительства по форме 3-НДФЛ (п. 3 ст. 228 НК РФ). Налог перечисляется не позднее 15 июля года, следующего за отчетным (п. 4 ст. 228 НК РФ).

Иная точка зрения

Однако многие суды считают этот вопрос спорным. Арбитры придерживаются мнения, что оплата проезда и проживания кандидатов на собеседование не облагается НДФЛ, причем независимо от того, будет ли кандидат принят на работу или нет. Они аргументируют это тем, что если кандидат будет принят на работу, то расходы, произведенные на проезд и проживание, будут связаны с исполнением трудовых обязанностей, а следовательно, освобождены от уплаты налога согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ. В случае если кандидат не получил вакантное место, никакой экономической выгоды он не получает. В этом случае арбитры считают, что расходы произведены исключительно в целях организации, а потому облагаемого дохода не возникает (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.08.2012 N А56-35143/2011).
Минфин же и раньше придерживался мнения о том, что оплата проезда и проживания кандидата в месте собеседования облагается НДФЛ (Письмо Минфина России от 06.08.2010 N 03-04-06/6-170). В Письме финансисты ссылались на п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ, который предписывает учитывать в налоговой базе по НДФЛ все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы, право на распоряжение которыми у него не возникло. Оплата, по мнению Минфина, услуг проезда и проживания производится в интересах кандидата и признается его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, Минфин признал, что такие компенсации стоимости проезда и проживания кандидата в месте собеседования являются облагаемым доходом.
Подводя итог, скажем, что позиция Минфина понятна и обоснованна. Если кандидаты оплачивают проезд на собеседование, а компания потом возмещает расходы, то с них понадобится удержать НДФЛ. А если компания оплачивает билеты соискателей и не выплачивает никаких денег, надо сообщить о невозможности удержать НДФЛ в налоговую инспекцию.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

В соответствии с п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло. Перечень доходов, освобождаемых от налогообложения, содержится в ст. 217 НК РФ . Не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность) (п. 3 ст. 217 НК РФ , ст. 169 Трудового кодекса РФ). Однако на момент проведения собеседования кандидаты не состоят в трудовых отношениях с организацией, и участие в собеседовании не является переездом на работу в другую местность. То есть рассматриваемая компенсация проезда под действие вышеприведенной нормы не подпадает. Кроме того, приглашение на собеседование осуществляется не только в интересах организации, поскольку такое собеседование проводится и в интересах физических лиц, претендующих на поступление на работу в данную организацию. Учитывая изложенное, выплата соискателю компенсации проезда является его доходом и подлежит налогообложению НДФЛ. Аналогичные разъяснения даны в Письме Минфина России от 22.09.2014 N 03-04-06/47325, а также в Письме от 30.06.2014 N 03-04-06/31359 (применительно к ситуации, когда организация непосредственно оплачивает проезд кандидату к месту собеседования). Отметим, что возникновение указанного дохода не зависит от того, будет ли в дальнейшем заключен трудовой (гражданско-правовой) договор с соискателем. Дополнительно по вопросу обложения НДФЛ оплаты стоимости проезда к месту проведения собеседования кандидатам на вакантную должность см. Практическое пособие по НДФЛ. Согласно п. 1 ст. 226 НК РФ организация, в результате отношений с которой физическое лицо получает доход, признается налоговым агентом по НДФЛ. В этом случае организация обязана исчислить и удержать соответствующую сумму НДФЛ непосредственно из доходов физического лица при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Удержанный НДФЛ организация обязана перечислить в бюджет в срок, установленный п. 6 ст. 226 НК РФ , - в данном случае не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату компенсаций.

Страховые взносы

Порядок ведения кассовых операций

Бухгалтерский учет

Компенсация проезда кандидатам на вакантную должность включается в состав расходов по обычным видам деятельности и может быть учтена в качестве управленческих расходов, которые в полном объеме учитываются в себестоимости проданных продукции, товаров, работ, услуг в отчетном периоде их признания, если такой порядок предусмотрен учетной политикой организации (п. п. 5, 7, 9 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Этот расход признается на дату возникновения у организации обязательства по выплате этой компенсации, например на дату распоряжения руководителя о ее выдаче в соответствии с представленными кандидатами билетами (п. 16 ПБУ 10/99). Для расчетов с кандидатами может использоваться счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Бухгалтерские записи по операциям, связанным с выплатой компенсаций соискателям, производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на прибыль организаций

Затраты, связанные с набором работников, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ . Сумма рассматриваемой компенсации может быть учтена при расчете налоговой базы по налогу на прибыль по этому основанию, при условии что выплата компенсации экономически обоснованна и подтверждена документально (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод можно сделать и из Писем Минфина России от 28.10.2010 N 03-03-06/1/669, от 19.08.2010 N 03-03-06/1/562.

Т.Е.Меликовская
Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению